Лютик
Подробная история кейса: с чего начинали, что сделали, что экономится
Кратко. Бухгалтерия — часть Штаба, собственной системы AI-студии Лютик. Здесь всё учтено: доходы по проектам и этапам, расходы с телефона, своя доска расходов в духе Miro и график по неделям. Оплаты отмечаются сами из доклада боту, и бухгалтер видит все приходы и расходы наперёд.
Паспорт. Часть Штаба — веб-приложения команды для компьютера и телефона. С июля 2026 в Штабе 266 платежей по 111 этапам проектов, из них 177 отмечены оплаченными.
С чего начинали
Денег по проектам стало много, а когда и сколько пришло, приходилось выяснять по переписке.
Что было
Оплату отмечали в день разбора, и деньги попадали не в тот месяц. Одну оплату вносили в два места, прошлый месяц правили задним числом.
Что сделали: 8 задач
1. Обстановка: все приходы и расходы вперёд
Как было. Сколько денег будет через месяц и хватит ли их, считали в голове. Сделали. Сводка показывает, что пришло, что ждём и что просрочено в этом и следующем месяце, а рядом — расходы. Бухгалтер видит будущие приходы и расходы на одном экране. Что дало. Кассовый разрыв и свободные деньги видны заранее.
2. Казна: график план-факт по неделям
Как было. Сколько денег придёт в месяце, считали в уме по переписке. Сделали. «Казна» показывает месяцы «факт» и «план» и график по неделям: у каждого проекта этапы полосами, платежи точками — получено, ожидается, просрочено. Над каждой неделей — её сумма, красная строка — сегодня. Что дало. Видно, сколько денег придёт в этом и следующем месяце и где они задерживаются.
3. Своя Miro-доска для расходов
Как было. Расходы жили в общей таблице с доходами, план месяца считали вручную. Сделали. У статьи расхода — шаблон: сумма, день месяца, обязательный или карманный. План любого месяца считается сам, блок «ближайшие 7 дней» показывает, что скоро платить. Карта расходов раскладывает всё деревом по категориям, а в «Сценарии» можно прикинуть «что если» и применить. Что дало. Расходы видны на доске до конца месяца: их удобно планировать, переставлять и сравнивать.
4. Деньги видны по дню прихода, а не отметки
Как было. Отметку «оплачено» ставили в день разбора, а не в день, когда пришли деньги. Отчёт показывал деньги не в том месяце, а задержку не было видно. Сделали. У каждого платежа два дня: когда ждали и когда деньги пришли. Отметил «оплачено» — Штаб пишет сегодняшний день, его можно поправить. Срок при этом не затирается, рядом подпись «ждали 25 сент. · пришло позже». Что дало. Видно и настоящий приход, и задержку против обещанного срока.
5. Проект — этапы с предоплатой и остатком
Как было. Сумма проекта жила одной цифрой, и было непонятно, за что уже заплатили. Сделали. Проект делится на этапы со своей ценой и платежами: предоплата, остаток, доработки. Сумма сделки считается из этапов сама. Этап сам становится «в работе» в день начала и «захвачен», когда оплачен целиком. В карточке видно, сколько получено из всей суммы и что придёт в этом и следующем месяце. Что дало. По каждому проекту ясно, сколько заплатили, сколько ждём и когда.
6. Одна отметка — вся команда знает о приходе
Как было. Пришедшие деньги вносили дважды: в систему проектов и в общий учёт денег команды. Сделали. Оплату отмечают в Штабе — на карточке этапа, голосом боту или в «Планах» Охоты. Штаб сам заводит приход в «Охоте» — общем учёте денег команды, у неё свой кейс: сумма, проект, заказчик, кто вёл проект и день прихода. Команда видит его в ленте Охоты, а ожидаемые оплаты Охота читает из Штаба. Что дало. Оплату отмечают один раз: она сама появляется в ленте Охоты, и вся команда узнаёт о деньгах сразу.
7. Закрыл месяц — цифры больше не плывут
Как было. Записи доходов и расходов можно было поправить задним числом, бухгалтеру было не с чем сверяться. Сделали. «Бухгалтерия»: доходы и расходы месяца рядом, итоги «пришло — ждём», «оплачено — осталось» и «требует внимания» — что не пришло в срок и что не отмечено. «Закрыть месяц» сначала называет, что ещё висит, потом запирает записи месяца — ни с экрана, ни ботом, ни из Охоты. Кто и когда закрыл, видно в журнале; переоткрыть можно. Что дало. У бухгалтера неизменный месяц и список того, что ещё не пришло.
8. Месяц для бухгалтера — одним файлом
Как было. Месяц для бухгалтера собирали из нескольких таблиц. Сделали. Кнопка «CSV для 1С» выгружает месяц одной таблицей: тип, дата, статья, сумма, оплачено и дата оплаты — сначала доходы, потом расходы. Файл открывается в Excel без настроек и подготовлен под загрузку таблицы в 1С. Что дало. Бухгалтер получает месяц файлом, а не скриншотами.
Что экономит и приносит деньги
- Кассовый разрыв виден заранее. Бухгалтер видит ожидаемые приходы и расходы по неделям и предупреждает руководителя до того, как денег не хватит. Оценка: разрыв, замеченный за одну-две недели, закрывают переносом расхода, а не займом; сумму не считали.
- Свободные деньги видны вовремя. Если впереди запас, это видно заранее — можно решить, куда вложиться. Оценка: решение о вложении принимают по плану, а не по остатку на счёте; сумму не считали.
- 4,8 часа руководителя в месяц. Месяц для бухгалтера и «сколько придёт» — на экране, а не в обзвоне и таблицах. Оценка: месяц для бухгалтера 3 часа → 10 минут, плюс 4 раза в месяц обзвон ответственных 30 минут → 1 минута = 4,8 часа в месяц.
Что экономит время
- Внести и сверить оплаты. Оплаты приходят из доклада боту и из проектов, расходы вносят с телефона — сверять и перепроверять нечего. Оценка: ежедневная сверка около 30 минут → 0; 0,5 ч × 21 день ≈ 10,5 часа в месяц.
- Закрыть месяц и выгрузить для 1С. «Бухгалтерия» → «Закрыть месяц» → «CSV для 1С». Оценка: 3 часа → 10 минут — в 18 раз быстрее.
- Узнать, сколько придёт в месяце. Открыть «Казну» вместо обзвона ответственных. Оценка: 30 минут → 1 минута — в 30 раз быстрее.
- Отметить оплату. Галочка и день прихода в строке платежа — дальше Штаб сам. Оценка: две системы и сообщение в чат → одна строка.
Где проходит наша граница
Мы отвечаем за то, что суммы, сроки и статусы этапов считает программа, а закрытый месяц не меняется. Отметить оплату и закрыть месяц решают люди. На кадрах — вымышленные проекты и суммы.
Частые вопросы
Что видит бухгалтер?
Все ожидаемые приходы по проектам и все расходы по неделям вперёд. Поэтому он заранее предупреждает руководителя о кассовом разрыве или о деньгах, которые можно вложить.
Чем день прихода отличается от отметки?
Отметку ставят, когда разбирают оплаты, а деньги могли прийти раньше или позже. Штаб хранит оба дня: срок, когда ждали, и день, когда пришли.
Что значит «закрыть месяц»?
После закрытия записи доходов и расходов месяца не меняются — ни с экрана, ни ботом, ни из Охоты. Кто и когда закрыл, видно в журнале; переоткрыть можно.
Как оплата попадает в Охоту?
Отметили оплату в Штабе — и Штаб сам заводит приход в Охоте: сумма, проект, заказчик и кто вёл проект. Вносить второй раз не нужно.
Можно ли сделать такой учёт для нашей компании?
Да. Этапы с предоплатой и остатком, график план-факт и закрытие месяца подходят любой команде, которая продаёт работу этапами.