ЛютикПодробная история кейса: с чего начинали, что сделали, что экономится
Кратко. Сделки — часть Штаба, собственной системы AI-студии Лютик. Это CRM, в которую заявки, файлы и новости попадают сами: она заполняет сделку, ставит созвоны, напоминает и присылает план на день. Каждая сделка — на своей стадии с нормой простоя.
Паспорт. Часть Штаба — веб-приложения команды для компьютера и телефона. Четыре воронки: Контрразведка, Разведка боем, Штурм, Тыл. Сейчас в Разведке 62 сделки, в Штурме — 41 проект; стадий сделки — 13.
С чего начинали
Сделок стало много, а где каждая стоит, знал только тот, кто её вёл.
Что было
Менеджер держал всё в голове и блокноте, перебивал КП в карточку и каждый день собирал расписание созвонов руками.
Что сделали: 7 задач
1. Каждая сделка — на своей стадии
Как было. Где стоят переговоры, знал только тот, кто их вёл. «Почти готовые» клиенты через полторы недели писали сами. Сделали. Вид «По стадиям»: колонка — шаг переговоров, от «Первого контакта» через «Макет», «Созвон-презентацию», «Готовим КП», «КП выслано» и «Утверждающий созвон» до «Договора». На карточке — заказчик, сумма сделки, ответственный и последняя запись о разговоре. Над колонкой — сумма всех сделок этой стадии. Что дало. Руководитель одним взглядом видит, сколько денег на какой стадии, а менеджер — свой следующий шаг.
2. Сделка застряла — карточка загорается
Как было. Колонку «ждём» заводят — и больше туда не возвращаются. Сделали. Колонки «ожидание» нет. У каждой стадии своя норма простоя: «Готовим КП» — 3 дня, «КП выслано» — неделя. Перестояла норму — на карточке загорается «N дней». Названия, подсказки, нормы и порядок стадий правятся на экране, можно добавить свой шаг. Что дало. Видно, где ждёт клиент, а где тормозим мы сами.
3. Перетащил — Штаб спросит, что произошло
Как было. Почему сделка стоит именно здесь, через месяц не помнил никто. Сделали. Карточку перетаскивают на следующую стадию — перенос сохраняется сразу, следом окно «что произошло». Запись ложится в историю сделки: «Стадия: Готовим КП → КП выслано», слова человека, имя и дата. Что дало. История переговоров собирается сама, по одной фразе на шаг.
4. Договорились — сделка сама уходит в Штурм
Как было. После «да» проект переносили в работу руками и иногда забывали. Сделали. У пути три исхода: «Штурм», «Долгий ящик», «Слетел». Перенёс в «Штурм» — проект сам переезжает на доску работы, а земля заказчика на карте меняет вид. «Долгий ящик» уводит в архив, «Слетел» — в потери. Вернуть можно перетаскиванием на любой шаг. Что дало. У каждой сделки есть место, даже если это «вернёмся после сезона».
5. Созвоны — по часам, как в календаре
Как было. Руководитель каждый день собирал расписание созвонов руками, сверяя проекты. Сделали. Вид «Расписание»: дела сделок по дням и часам — день, три дня или неделя. Созвон, «уточнить», КП и «оценить» — разными цветами, на карточке время, проект и кто. Несделанное вчера само переезжает на сегодня с пометкой «с 21.10», сделанное — тонкой строкой с галочкой. Фильтр по человеку. Что дало. План разговоров на три дня виден на одном экране.
6. Готовый текст для общего чата
Как было. Расписание на завтра каждый вечер печатали в чат руками. Сделали. «Текст для MAX» собирает день в том виде, в каком его пишут в чат: созвоны, уточнения и КП разделами, «Ждём ответа», «Без срока», «Предварительно дальше». На сегодня или на завтра, кнопка «Скопировать». Отправляет человек — сам Штаб в чат не пишет. Что дало. Расписание уходит в чат за секунды и выглядит одинаково каждый день.
7. Четыре воронки — от поиска до своих проектов
Как было. Откуда пришёл клиент и чем с ним заняты, держали в голове. Сделали. Четыре воронки: Контрразведка — откуда приходят клиенты, Разведка боем — переговоры, Штурм — оплачиваемая работа по этапам, Тыл — свои проекты команды. В Разведке есть и вид «По проектам» — колонка на сделку с её задачами. Заявка с формы сайта сама становится сделкой в Разведке. Что дало. Каждый проект лежит в своей воронке, и видно, чем команда занята в целом.
Что экономит и приносит деньги
- Каждая сделка — к сроку. Созвоны, КП и следующий шаг собраны в максимальных подробностях, поэтому ничего не забывается и всё делается вовремя. Оценка: меньше остывших сделок; сколько это денег, не считали — нужна история за квартал.
- Остывшую сделку видно раньше. Норма простоя у каждой стадии: перестояла — карточка загорается. Оценка: в среднем через 5,4 дня вместо полутора недель — примерно в 1,8 раза раньше; сколько это сделок, не считали.
- 7,3 часа в месяц на расписание. Расписание созвонов собирается само, остаётся нажать «Скопировать». Оценка: 20 минут в день × 22 рабочих дня = 7,3 часа в месяц.
Что экономит время
- Завести сделку по КП. Файл КП или макета отправляют боту — карточка и план заполняются сами, перебивать ничего не надо. Оценка: около 20 минут → около 2 — в 10 раз быстрее.
- Расписание в общий чат. «Текст для MAX» и кнопка «Скопировать». Оценка: 20 минут → одно нажатие.
- Узнать, где стоит сделка. Открыть доску «По стадиям» вместо вопроса ведущему. Оценка: 5 минут → 10 секунд — в 30 раз быстрее.
- Записать, что произошло. Окно после переноса — одна фраза в историю. Оценка: отдельная заметка в чате → строка в том же окне.
Где проходит наша граница
Мы отвечаем за то, что Штаб считает дни на стадии, раскладывает созвоны и собирает текст. Двигать сделку и отправлять текст в чат решают люди. На кадрах — вымышленные позывные, клиенты и суммы.
Частые вопросы
Что значит «CRM заполняется сама»?
Заявка с сайта сама становится сделкой. Файл КП или макета отправляют боту — он заполнит карточку. Новость по сделке говорят боту — он поставит созвон и напомнит.
Какие стадии у сделки?
Путь — «Первый контакт», «Макет», «Созвон-презентация», «Готовим КП», «КП выслано», «Утверждающий созвон», «Договор». Исходы — «Штурм», «Долгий ящик», «Слетел». Названия, порядок и нормы правятся на экране.
Что такое норма простоя?
Сколько дней сделке нормально стоять на стадии. Перестояла — на карточке загорается «N дней»: видно, где ждёт клиент, а где тормозим мы.
Штаб сам пишет расписание в чат?
Нет. Он готовит текст дня в нужном виде, а человек копирует его кнопкой «Скопировать» и отправляет сам.
Можно ли сделать такую доску для нашего отдела продаж?
Да. Стадии, нормы простоя и расписание созвонов подходят любой команде с длинными переговорами.