ЛютикПодробная история кейса: с чего начинали, что сделали, что экономится
Кратко. Обычно сапожник без сапог: студии делают системы клиентам, а свои дела ведут в чатах и блокнотах. AI-студия Лютик сделала себе Штаб — систему, какую хотела бы видеть у каждого клиента. CRM нужна руководителю, а не сотрудникам, поэтому команда в неё почти не заходит: наговаривает боту «Доклад в Штаб» в свободной форме и работает в своих системах, а данные сами стекаются в Штаб.
Паспорт. Своя система студии, в ней работают 13 человек. Веб-приложение для компьютера и телефона, бот в MAX, 3D-карта. С июля 2026: 1 170 карточек контактов, 135 проектов, 111 этапов и 266 платежей, 591 задач. 189 правок кода, 60 записанных решений.
С чего начинали
Каждый работал в своей системе, задачи держали в блокнотах и в голове. Руководитель собирал картину по людям и держал её в памяти.
Что было
Оплату отмечали руками в двух местах и писали в чат; задержку замечали, когда клиент писал второй раз; у троих руководителей было три списка дел.
Что сделали: 10 задач
1. Сказал боту — Штаб поправил что угодно
Как было. Пришедшие деньги отмечали руками: отдельно в системе проектов и отдельно в общем учёте денег команды, а потом писали в чат. Одно из трёх забывали. Сделали. Бот «Доклад в Штаб» в MAX — умный агент над всей системой. Ему пишут или наговаривают в свободной форме: «по Колосу предоплата пришла», «перенеси созвон на четверг», «запиши нового знакомого». Он меняет что угодно в любом проекте: отмечает оплату, сдвигает срок, заводит сделку. Сначала показывает карточку «что сделаю», после «Подтвердить» меняет сразу везде — в проекте, на карте и в общем учёте денег. Суммы и даты считает программа. Что дало. Команда работает голосом на ходу, а CRM заполняется сама. Без подтверждения человека ничего не меняется.
2. Никто не заполняет Штаб руками
Как было. Каждый работал в своей системе: контакты в одной, деньги в другой, задачи в чатах и блокнотах. Руководитель собирал всё это по людям. Сделали. Штаб — центр экосистемы студии. В него стекается всё: доклады боту, деньги из «Охоты» (общий учёт денег команды), люди из «Кочевого реестра» (общий список знакомых, сверяется каждую ночь), заявки с сайта (сразу становятся сделкой). Люди работают там, где им удобно, а Штаб собирает картину сам. Что дало. Человека, оплату и заявку заводят один раз и в привычном месте — Штаб получает их сам.
3. Цифровая степь: каждый клиент — своя земля
Как было. Знакомые и клиенты жили списком контактов — джунгли, в которых не видно, где идёт работа, а где пусто. Сделали. Трёхмерная карта — игра поверх CRM. Каждый, с кем мы поработали, становится землёй на карте, и её вид меняется вместе с проектами: разведка, штурм, захвачено, укреплено. Карта синхронизирована с CRM: земли и стрелки — это те же контакты и проекты. В центре — свои проекты студии. Клик по земле открывает досье. Что дало. Одного взгляда на карту хватает, чтобы понять, что происходит в студии, — без отчётов.
4. Штаб сам напоминает о деньгах, сроках и проектах
Как было. Что оплата задерживается или задача просрочена, замечали случайно — когда клиент уже сам писал второй раз. Сделали. Внутри Штаба работают сторожа. На следующий день после срока оплаты бот пишет ответственному: «срок прошёл, скажи новый — я перенесу». Просроченная задача — напоминание исполнителю, не больше пяти раз. «Напомни завтра в 15» голосом — напоминание придёт в MAX. В день начала этап сам переходит «в работу». Что дало. Ответственный узнаёт о задержке первым и на следующий день, а не от клиента.
5. Совет трёх: что срочно, что важно
Как было. У троих ответственных было три списка задач, и нигде они не сходились. Общую доску собирались покупать на стороне. Сделали. Доска «Тройки» по квадрату Эйзенхауэра. Новое падает в «Разобрать», на утренней встрече карточки раскладывают по клеткам. У каждой клетки — проверочный вопрос: «что это даст через год?», «можно автоматизировать?». Состав троек меняется с экрана, рядом — постоянные обязанности каждого. Что дало. Утренний разговор идёт по одной картинке, и видно, сколько времени уходит на срочное.
6. Оплаты видны по дням и проектам
Как было. Отметку «оплачено» ставили в день разбора, а не в день прихода денег: за 4 августа отмечено 20 платежей, хотя денег в тот день не приходило. Отчёт показывал деньги не в том месяце. Сделали. У каждой оплаты свой срок и свой день прихода. Проект делится на этапы-спринты с предоплатой и остатком. «Казна» показывает месяцы план-факт и график: какой платёж получен, какой ждём, какой просрочен. Что дало. Видно, сколько денег придёт в этом и следующем месяце и где они задерживаются.
7. Сделка видна от первого звонка до договора
Как было. Где стоят переговоры, знал только тот, кто их вёл. «Почти готовые» клиенты через полторы недели писали сами и не получали ответа. Сделали. Четыре воронки: Контрразведка (откуда приходят), Разведка боем (переговоры), Штурм (работа), Тыл (свои проекты). В Разведке — стадии от «Первого контакта» до «Договора» и исходы. Вид «Расписание» раскладывает созвоны и КП по часам и готовит текст на сегодня или завтра для общего чата — кнопка «Скопировать». Что дало. У каждой сделки есть место и следующий шаг, а расписание созвонов уходит в чат одним нажатием.
8. Прислал КП — проект заполнился сам
Как было. Карточку проекта и график оплат переписывали из коммерческого предложения руками. Сделали. Файл КП или договора отправляют боту или загружают в карточку проекта. ИИ определяет, новый это проект или существующий, предлагает название, оценку, число этапов и план оплат. Человек правит черновик и применяет. Карточку знакомого так же можно наговорить голосом. Что дало. Новый проект заводится из одного файла за пару минут.
9. Видно, какое объявление приводит людей
Как было. Цифры по рекламе были только в кабинете Авито, и связи с договорами не было. Сделали. Раздел «Канал притока» каждый день забирает статистику объявлений и расходы: воронка от показа до контакта, цена контакта по каждому объявлению, «утечки» — объявления, которые тратят и не приводят. Звонки становятся заявками, по кнопке «Взять в работу» — контактом и землёй на карте. Что дало. Решение, на что тратить рекламу, принимается по цене контакта, а не по просмотрам.
10. Месяц закрыт — цифры больше не плывут
Как было. Записи доходов и расходов можно было поправить задним числом, бухгалтеру было не с чем сверяться. Сделали. Вкладка «Бухгалтерия»: доходы и расходы месяца рядом, что требует внимания, кнопка «Закрыть месяц» — после неё записи месяца не меняются ни на экране, ни через бота. Выгрузка месяца файлом для 1С. Что дало. У бухгалтера неизменный месяц и готовый файл.
Что экономит и приносит деньги
- Ставка организатора, которого не наняли. Собирать, сверять и обновлять данные по клиентам, проектам и оплатам больше не нужно: команда докладывает боту, Штаб раскладывает сам. Оценка: организатор на полный день — 8 ч × 21 рабочий день = 168 часов в месяц.
- Ни одна оплата не теряется. У каждой оплаты срок, день прихода и ответственный. Задержку Штаб замечает на следующий день и пишет тому, кто отвечает. Оценка: деньги, о которых раньше вспоминали через неделю, видны сразу; сумму не считали.
- CRM-коробка, которую не купили. Коробку пришлось бы заполнять всей команде руками, и в ней не было бы ни доклада голосом, ни карты, ни связи с нашими системами. Оценка: CRM-коробка на команду — от 5 590 ₽ в месяц (Битрикс24 «Стандартный» при оплате за год).
Что экономит время
- Собрать картину по студии. Руководитель не обходит людей и не сверяет их ответы: клиенты, проекты и деньги открыты в любой момент. Оценка: около 2 часов в день → ноль; 2 ч × 21 день = 42 часа в месяц.
- Отметить оплату. Одно голосовое боту и «Подтвердить» вместо двух систем и сообщения в чат. Оценка: около 3 минут → около 30 секунд — в 6 раз быстрее.
- Завести проект по КП. Файл КП отправляют боту: ИИ предлагает карточку и план оплат, человек проверяет. Оценка: около 20 минут → около 2 — в 10 раз быстрее.
- Утренний разбор. Одна доска трёх руководителей вместо трёх списков. Оценка: сведение списков перед встречей → его нет.
Где проходит наша граница
Мы отвечаем за то, что Штаб считает деньги и сроки программой, а не нейросетью, и ничего не меняет без подтверждения человека. Решения о клиентах и деньгах принимают люди. На кадрах — вымышленные люди, клиенты, проекты и суммы.
Частые вопросы
Что такое Штаб?
Собственная система управления AI-студией Лютик: клиенты, сделки, проекты, оплаты и дела команды. Заполняется сама — из доклада боту голосом и из других наших систем.
Зачем CRM, в которую команда почти не заходит?
CRM нужна руководителю, а не сотрудникам. Поэтому сотрудники не подстраиваются под её формы: говорят с ботом как в чате, а Штаб раскладывает всё по местам.
Как работает доклад голосом?
Человек наговаривает боту в MAX, например «по Колосу предоплата пришла». Бот показывает карточку «что сделаю», после «Подтвердить» отмечает оплату везде и докладывает руководителю; под итогом есть «Отменить».
Может ли нейросеть ошибиться в деньгах?
Суммы и даты считает программа, а не нейросеть, и ни одна запись не меняется без подтверждения человека.
Можно ли сделать такой Штаб для другой компании?
Да. Доклад голосом, сторожа оплат, карта знакомств и доска руководителей подходят любой команде, где руководителю нужна картина, а сотрудникам — не лишняя форма.