ЛютикПодробная история кейса: с чего начинали, что сделали, что экономится
Кратко. AI-студия Лютик сделала себе «Коллективную охоту». Мы зарабатываем в общий бюджет — один кошелёк на всю команду. Чтобы каждый чувствовал к нему отношение и ответственность, сделали простое приложение на телефоне и бота в MAX: спидометр недели против плана, лента добычи с именами, итог недели и резервный фонд.
Паспорт. Своя система студии: команда ведёт проекты для заказчиков и живёт на общий недельный план. Приложение ставится на телефон значком, новости приходят в MAX, ожидаемые оплаты — из Штаба, системы управления студией.
С чего начинали
Мы зарабатываем коллективно, в один кошелёк. Нужна была общая шкала, которую видят все, и одна кнопка «+».
Что было
Бухгалтерия была серой и разрозненной: когда и сколько придёт, знали не все, а в плюсе ли команда — не знал никто.
Что сделали: 11 задач
1. Спидометр недели: план и сколько уже добыли
Как было. Полную картину денег видел руководитель в своей таблице. Остальные узнавали, как идёт неделя, из переписки или спрашивали. Сделали. Первый экран — спидометр недели против цели. Под ним плашки «сегодня», «неделя», «резерв», «долги», «планы», «мой вклад» и лента приходов: сумма, проект и кто принёс. Экран сам обновляется каждые 12 секунд. Что дало. Каждый видит, выполняем ли план, и чувствует свою ответственность за неделю.
2. Каждый жмёт «+» и заносит добычу
Как было. Учёт денег вёл один человек в своей таблице, остальные в нём не участвовали. Сделали. Каждый приход превращается в добычу по сумме: от худощавой змеи за 1 000 ₽ до мамонта за 500 000 ₽, с весом «мяса» — недельный «рацион» команды. Крупный приход или выход вчетвером бот называет «завалили», выполненный план — отдельной новостью. Что дало. Учёт денег стал общей игрой стаи, а не отчётом для одного.
3. Белая бухгалтерия: каждый видит, с чего живём
Как было. Бухгалтерия была серой: откуда деньги, кто на них влияет и в плюсе ли команда, знал в лучшем случае один человек. Сделали. Лента приходов с именами, статистика недель, долги «мы должны» и «нам должны», ожидаемые оплаты из Штаба — всё открыто всей команде. Ни один доход и ни один расход не теряется. Что дало. Каждый понимает, с чего команда зарабатывает и на что он может повлиять.
4. Неделя закрывается сама: плюс в резерв, минус из резерва
Как было. Итог недели считал человек: сколько пришло, хватило ли до цели и сколько отложить. Сделали. В воскресенье в 00:05 по Москве система закрывает прошлую неделю: «пришло минус цель». Плюс уходит в резервный фонд, минус забирается из него. В 00:10 бот присылает итог всем. Цель закрытой недели замораживается — задним числом её не переиграть. В пятницу вечером, если неделя в недоборе, бот напоминает, что остался один день. Что дало. 20 недель подряд подведены сами, ровно в 00:05, без единого пропуска.
5. Резервный фонд: запас команды по неделям
Как было. Запас на трудные недели не вели отдельно — он был частью общей суммы. Сделали. Свой фонд с целью накопления: удачная неделя сама отправляет излишек в резерв, неудачная — забирает недобор. Видны баланс по неделям и все операции — машинные отдельно от ручных взносов. Что дало. Команда видит честную картину запаса: сколько осталось, если неделя не дотянет до цели.
6. Ожидаемые деньги на 16 недель вперёд и просрочка
Как было. Какие оплаты ждём на этой неделе и кто задержал, знали те, кто вёл проекты, — каждый про свои. Сделали. «Планы» читают ожидаемые оплаты и доходы из Штаба вживую, на 8 недель назад и 16 вперёд. Неоплаченное из прошлого переезжает в текущую неделю с пометкой «просрочено». Сверху — прогноз: «с планом выйдет столько-то, плюс столько-то в фонд». Свайп по строке — «пришли», и отметка уходит в Штаб. Что дало. Видно заранее, дотянет ли неделя до цели, и ни одна задержанная оплата не теряется из виду.
7. Каждый приход — новость для всей команды в MAX
Как было. О деньгах писали в общий чат — кто вспомнил. Сделали. Бот в MAX сам рассылает всем каждый приход: кто принёс, сумма, проект и сколько набрано за неделю. Отдельно — «Недельный план выполнен!», пятничное напоминание и воскресный итог. Руководитель может разослать объявление с фото прямо из приложения. Что дало. Приложение можно даже не открывать: новости о деньгах приходят туда, где команда и так общается.
8. Оплата из Штаба — сама в ленте
Как было. Каждую оплату вносили дважды: в Штаб, где ведутся проекты и договоры, и отдельно в общий счёт команды. Цифры двух учётов расходились, и сверять их приходилось руками. Сделали. Охота связана со Штабом. Оплату отмечают один раз — в Штабе, голосом в боте «Доклад в Штаб» или свайпом в «Планах» Охоты. Штаб сам заводит приход: сумма, проект, заказчик, кто вёл проект и день, когда деньги пришли на самом деле. Доходы вне проектов — аренда, взносы — приходят так же. Что дало. С сентября больше 80% денег попадают в общую ленту без ручного ввода. Одна запись — один источник правды.
9. Кто кому должен — в двух столбиках
Как было. Кредитки и займы помнили владельцы карт, а должников — те, кто вёл проект. Сделали. Экран «Долги»: «мы должны» — по банкам и по картам, чья карта; «нам должны» — по должникам и этапу: ждём оплату, претензия, суд. Погашения и возвраты — отдельными строками. Что дало. Общий долг и долги перед командой — одной цифрой и по людям, в любой момент.
10. Каждый видит свой вклад
Как было. Сколько денег пришло с участием конкретного человека, не считал никто. Сделали. «Мой вклад»: сколько денег пришло команде с моим участием — за эту неделю и по всем неделям, с переходом к своим приходам в ленте. Что дало. Каждый видит, что его работа превращается в деньги команды.
11. Вход без паролей: своя ссылка из MAX
Как было. Приложения для своих обычно начинаются с логина и пароля — и на этом заканчиваются: заходить лень. Сделали. Человек пишет боту «/start» и получает кнопки со ссылками — по одной на каждого. Открыл свою, поставил значком на рабочий стол — и дальше приложение сразу открывается под его именем. Что дало. Ни логинов, ни паролей: от сообщения в MAX до своей недели — одно нажатие.
Что экономит и приносит деньги
- Согласованность команды. Все видят, как идут деньги, и вместе решают, где поднажать, где приложить больше усилий, а где взять паузу. Оценка: заработок растёт от слаженности, а не от надзора; сумму не считали.
- Белая внутренняя бухгалтерия. Ни один доход и ни один расход не теряется и не становится серым: каждый видит, откуда деньги и куда они уходят. Оценка: решения о деньгах принимают по общей картине, а не по памяти одного человека; сумму не считали.
- Задержанные оплаты не забываются. Неоплаченное переезжает в текущую неделю с пометкой «просрочено», пока деньги не придут. Оценка: меньше оплат, о которых вспоминают через месяц; сумму не измеряли.
Что экономит время
- Собрать сводку по деньгам. Не нужно бегать за каждым и выяснять, что по оплатам: каждый сам заносит приход, сводка общая. Оценка: 54 прихода в месяц × 5 минут ≈ 4,5 ч, итог недели 45 минут × 4,3 недели ≈ 3,2 ч, второй ввод ≈ 1,2 ч — около 9 часов руководителя в месяц → 0.
- Узнать, как идёт неделя. Открыть значок на телефоне или прочитать новость в MAX. Оценка: секунды вместо вопроса в чат и ожидания ответа.
- Подвести неделю. Итог и резерв считаются в 00:05 воскресенья, итог приходит в MAX в 00:10. Оценка: около 45 минут руководителя в неделю → 0.
- Понять, дотянем ли до цели. «Планы» складывают пришедшее и ожидаемое в одну цифру. Оценка: одна цифра прогноза вместо сверки списка оплат по проектам.
Где проходит наша граница
Мы отвечаем за то, что каждый приход виден всей команде, неделя и резерв считаются по расписанию, а оплаты из Штаба доходят без ручного ввода. Решения о цели недели и резерве принимает руководитель. На кадрах — вымышленная команда, проекты и суммы.
Частые вопросы
Что такое «Коллективная охота»?
Приложение на телефоне и бот в MAX для команды, которая зарабатывает в общий кошелёк: спидометр недели против плана, лента добычи, резервный фонд, долги и ожидаемые оплаты.
Зачем показывать деньги всей команде?
Чтобы бухгалтерия была белой по сути: каждый видит, с чего мы зарабатываем и на что может повлиять. Пришедшие деньги поднимают общий градус, а когда туго, это тоже знают все.
Нужно ли вносить оплату дважды?
Нет: оплату отмечают в Штабе, где ведутся проекты, — голосом в боте, в вебе или свайпом в «Планах», — и приход сам появляется в ленте и в MAX.
Кто подводит итог недели?
Система — в ночь на воскресенье: излишек над целью уходит в резервный фонд, недобор забирается из него, итог приходит всем в MAX.
Можно ли сделать такое для другой команды?
Да: цель недели, лента приходов и новости в мессенджере подходят любой команде с общим планом, а вместо Штаба можно связать CRM, 1С или банк.