ЛютикПодробная история кейса: с чего начинали, что сделали, что экономится
Кратко. Руководитель-тренер поставил нам задачу: научиться планировать по квадрату «важно — срочно» и расставлять приоритеты тройкой. AI-студия Лютик сразу сделала для себя «Матрицу десятки» — максимально простую доску-квадрат, первую версию за час. С ней мы учились синхронизироваться, мыслить коллективно, вместе принимать решения и работать в малых группах. Позже квадрат встроили в Штаб.
Паспорт. Для кого: команда, которая делает сайты и приложения на заказ, учится и ведёт кружки. Одна страница в браузере — на компьютере и на встрече на общем экране. Первая версия — за час. На кадрах — вымышленный список дел.
С чего начинали
Нужно было научиться планировать вместе: не каждый в своём списке, а тройкой, по одному квадрату.
Что было
Дела звучали голосом: 17 пунктов подряд, без приоритета, многие — внутренними словечками. Что горит, а что подождёт, решали на глаз.
Что сделали: 9 задач
1. Все дела команды на месяц — на одном экране
Как было. Дела на месяц звучали голосом: 17 пунктов подряд, без приоритета, половина — внутренними словечками. Что горит, а что подождёт, каждый понимал по-своему. Сделали. Доска-квадрат: слева «Не распределено», справа четыре клетки — «срочно и важно», «важно, не срочно», «срочно, не важно», «не срочно, не важно». У каждой клетки свой глагол: сделать, запланировать, делегировать, отложить. На карточке — номер, суть одной строкой, направление и срок. Что дало. Весь месяц команды виден разом, и сразу заметно, что в «срочно» лежит лишнее.
2. Черновик раскладки — одной кнопкой
Как было. Раскладывать шестнадцать дел с чистого листа долго, и непонятно, с чего начать. Сделали. У каждого дела есть предложенная клетка. Кнопка «Разложить» расставляет все дела по предложению: клиентские со сроком — в «срочно и важно», деловые знакомства — нарочно в «важно, не срочно», боты и уборку — тем, кому это в радость или учебный проект. Свои добавленные дела кнопка не трогает. Что дало. Спорить с готовым вариантом быстрее, чем раскладывать с нуля, а решение всё равно остаётся за людьми.
3. Решают люди: переложить мышью, меню или цифрой
Как было. Если раскладку предлагает программа, легко забыть, что последнее слово за командой. Сделали. Карточку можно перетащить мышью, нажать и выбрать клетку в меню или выделить и нажать цифру 1–4 (ноль — обратно в список). Если дело лежит не там, где предлагалось, на карточке появляется подсказка «↗ Q1» — куда его клали изначально. Что дало. Команда двигает дела по-своему, и при этом видно, где она разошлась с черновиком.
4. Каждое дело — с сутью и первыми шагами
Как было. Дело из одного слова: на встрече сначала выясняли, что оно вообще значит. Сделали. На вкладке «Задачи и инфографика» у каждого дела — суть абзацем, четыре-шесть первых шагов, блок «Уточнить» для вопросов, объём и недели. Шаги правятся прямо на странице: одна строка — один пункт, «Готово» или Ctrl+Enter. Правка сохраняется отдельно по каждому делу, чтобы двое не затирали друг друга. Что дало. На встрече обсуждают шаги, а не что значит название.
5. Видно, куда уходит месяц
Как было. Картины нагрузки не было: сколько дел горит и о чём они, считали в уме. Сделали. Сверху — счётчики: всего дел, разложено, срочных и важных, клиентских. Полосы «сколько в каждой клетке» обновляются, как только карточку переложили на доске. Рядом — «о чём эти задачи» по направлениям и раскладка по неделям месяца. Что дало. Перекос видно сразу: например, что срочного больше, чем команда успеет за неделю.
6. Кружки и сроки — в одном календаре
Как было. Расписание кружков и встреч жило в головах и переписке, а сроки дел — отдельно. Сделали. Вкладка «Календарь» с видом на неделю и на месяц. Кружок, встреча, дедлайн — разным цветом. Событие «каждую неделю» заводится один раз и появляется во всех неделях, помеченное ↻. Сроки дел с доски приезжают сами, пунктиром, и ведут к своему делу. Что дало. Поменял время кружка один раз — оно поменялось везде.
7. Презентация к встрече собирается сама
Как было. К встрече список пересказывали словами или собирали слайды вручную. Сделали. Кнопка «Презентация» строит слайды из текущей доски: вся картина, по слайду на клетку, «С чего начать на этой неделе» — первые три шага срочных дел, расписание «каждую неделю». Пустых слайдов нет. Тот же набор можно скачать файлом PowerPoint. Что дало. К встрече ничего не готовят отдельно: открыли доску — показали.
8. Квадрат прижился в рабочей системе студии
Как было. У каждого из тройки — свой список задач, и они нигде не сходились; общую доску собирались покупать на стороне. Сделали. Тот же квадрат встроили в Штаб — рабочую систему студии — доской Тройки: задачи троих по клеткам, новое падает в ленту «Разобрать», разбирают на утренней встрече. У каждой клетки — «?» с главным вопросом, например «Кому и к какому дню мы это уже обещали?». Что дало. Квадрат стоит на тех же задачах и проектах, где сроки и оплаты, а не в отдельном списке.
9. Новое дело — кнопкой «+»
Как было. Дела, которые появлялись по ходу месяца, дописывали куда придётся. Сделали. Кнопка «+» открывает окно: название, кратко, направление, объём и срок. Дело получает следующий номер и падает в «Не распределено». Любое дело можно поправить или удалить. Что дало. Доска растёт вместе с месяцем и не устаревает.
Что экономит и приносит деньги
- 20 часов команды в месяц. Еженедельный разбор «что горит» идёт по готовой раскладке и слайдам, а не по пересказу списка: 10 человек освобождаются раньше. Оценка: 10 человек × 30 минут × 4 встречи = 20 часов в месяц.
- 6 часов ведущей в месяц. Слайды к встрече собираются из доски сами — ведущей не нужно готовить список и презентацию. Оценка: 90 минут подготовки × 4 встречи = 6 часов в месяц.
- Своя доска вместо подписки. Общую доску собирались покупать на стороне — вместо этого квадрат сделали сами и встроили в рабочую систему студии. Оценка: тариф Битрикс24 «Стандартный» — 5 590 ₽ в месяц при оплате за год, это 67 080 ₽ в год; есть и бесплатные доски, но без квадрата и без связи с задачами студии.
Что экономит время
- Разложить дела месяца. Кнопка «Разложить» и правка готового черновика. Оценка: около 60 минут с нуля → около 15 минут, в 4 раза быстрее.
- Сделать доску. Максимально просто: квадрат, дела и черновик раскладки. Оценка: первая версия — за час.
- Подготовить встречу. Кнопка «Презентация» вместо слайдов вручную. Оценка: около 90 минут → 0.
- Поменять время кружка. Одна правка события «каждую неделю». Оценка: одна правка вместо переписки со всеми участниками.
Где проходит наша граница
Мы отвечаем за то, что доска предлагает черновик раскладки, считает дела по клеткам и собирает слайды. Куда положить каждое дело, решает команда. На кадрах — вымышленные дела.
Частые вопросы
Зачем вам это понадобилось?
Чтобы научиться планировать тройкой: синхронизироваться, мыслить коллективно и вместе решать, что важно, а что срочно. Задачу поставил наш руководитель-тренер.
Что такое квадрат Эйзенхауэра?
Способ разложить дела по двум вопросам: важно ли это и срочно ли. Получается четыре клетки: сделать сейчас, запланировать, отдать другому и отложить.
Доска сама решает, куда положить дело?
Нет. Она предлагает черновик одной кнопкой, а команда двигает карточки по-своему. Если дело лежит не там, где предлагалось, на карточке видна подсказка.
Нужно ли готовить презентацию к встрече?
Нет. Кнопка «Презентация» строит слайды из текущей доски: вся картина, по клетке на слайд и «С чего начать на этой неделе». Тот же набор можно скачать файлом PowerPoint.
Можно ли встроить такой квадрат в нашу систему?
Да. Мы встроили его в рабочую систему студии: квадрат стоит на тех же задачах и проектах, где сроки и оплаты.
Пользуетесь ли вы Матрицей сейчас?
Матрица была одним из первых наших решений. Потом квадрат «важно — срочно» вошёл в Штаб — общую систему студии: теперь каждая тройка планирует на своей доске.