ЛютикПодробная история кейса: с чего начинали, что сделали, что экономится
Кратко. AI-студия Лютик сделала «Доску» — простой Trello для команды прямо в Telegram, без лишних функций. Человек открывает её одной кнопкой из бота, без регистрации. Взять задачу и закрыть её с отчётом — тоже по кнопке, поэтому на доске всегда видно, кто чем занят и что уже сделано. Позже мы собрали всё в Штаб — общую систему студии, но Доска была первой ступенью.
Паспорт. Для кого: небольшая команда, которая и так переписывается в Telegram, — офис, производство, сервис, студия. Мини-приложение (сайт, который открывается прямо внутри Telegram) и бот с кнопкой «Открыть Доску». На кадрах — вымышленная команда, которая открывает вторую кофейню.
С чего начинали
Нужен был общий список задач там, где команда уже общается, — без отдельного приложения, аккаунтов и паролей.
Что было
Задачи ставили сообщениями в общий чат. Кто взял задачу и сделана ли она, переспрашивали; фото и уточнения уходили вверх по ленте, а итог приходилось искать в переписке.
Что сделали: 9 задач
1. Видно, кто чем занят, — без вопросов в чате
Как было. Задачу ставили сообщением в общий чат. Кто её взял и делает ли, держали в голове или переспрашивали; «я взял» и «сделал» терялись в ленте. Сделали. Кнопка «Взять в работу» записывает исполнителя и сама переносит карточку в колонку «В работе», на карточке — его аватарка. Вручную перетащить задачу в «В работе» или «Готово!» нельзя: статус меняется только кнопкой, поэтому доска всегда показывает правду. Что дало. Руководитель открывает доску и видит, у кого какая задача, — не спрашивая в чате.
2. Сдал задачу — оставил отчёт
Как было. «Сделал» писали в чат. Через неделю найти, что именно сделано и где лежат документы, можно было только листая переписку. Сделали. «Завершить задачу» открывает поле «Отчёт о выполнении». Карточка уходит в «Готово!» с зелёной отметкой «Выполнено», дата закрытия ставится сама, а отчёт остаётся в карточке. Что дало. Итог по каждой задаче лежит рядом с ней, а не в ленте чата.
3. Доска там, где команда уже переписывается
Как было. Отдельный сервис задач — это ещё одно приложение, регистрация и пароль для каждого. Команда всё равно переписывается в Telegram, и задачи возвращались в чат. Сделали. Доска — мини-приложение внутри Telegram. Человек пишет боту, нажимает «Открыть Доску» и сразу оказывается на своих досках. При первом входе у него сама появляется личная доска с колонками «Актуальные задачи», «В работе» и «Готово!». Что дало. Новый человек начинает работать с доской через минуту, без регистрации и паролей.
4. Своё — только себе, общее — только своим
Как было. Личные дела, задачи проектов и общие поручения лежали в одной ленте. Сделали. Хозяин доски выбирает доступ: «Приватная» — видит только он, «Общая» — приглашённые участники, «Публичная» — все, кто зашёл в бота. Участников добавляют из списка одним нажатием. Что дало. Каждый видит только те доски, которые его касаются.
5. Все мои задачи со всех досок — на одном экране
Как было. Свои дела приходилось собирать по нескольким чатам и доскам. Сделали. Вкладка «Задачи» собирает всё, что человек взял в работу, по доскам. Отсюда же задачу можно снять с себя или завершить. Что дало. Утром достаточно открыть одну вкладку, чтобы увидеть свой день.
6. Задача целиком в одной карточке
Как было. В чате задача — одна строчка, а фото, уточнения и договорённости уходят вверх по ленте. Сделали. В карточке есть описание, до пяти фото (перед загрузкой сжимаются), чек-лист с отметками, комментарии с вложениями, автор и ответственный. На маленькой карточке на доске видно фото, сколько шагов сделано и сколько комментариев. Что дало. Всё, что нужно для задачи, в одном месте — новому человеку не надо пересказывать историю.
7. Сначала срочное
Как было. Срочное и «когда-нибудь» лежали вперемешку. Сделали. У задачи есть метка: «Срочно», «Регулярно», «Исследование» или «30–60 мин» — цветная полоса внизу карточки. Фильтр на доске оставляет только задачи с нужными метками. Что дало. Открыл доску, нажал «Срочно» — и видишь, что горит.
8. Задача переезжает между досками со всей историей
Как было. Если задача касалась другого проекта, её заново писали в другой чат. Сделали. «Перенести» показывает доски, к которым у человека есть доступ, и колонки на них. Задача уходит вместе с фото, шагами и комментариями. Есть и «Копировать» — для повторяющихся дел. Что дало. Ничего не надо переписывать заново.
9. С телефона и с компьютера, в светлой и тёмной теме
Как было. Не у всех под рукой компьютер, а кто-то работает вечером. Сделали. Доска открывается в Telegram на телефоне и на компьютере. На большом экране видны все колонки сразу. Переключатель темы — в углу экрана, жест «назад» работает как в обычном приложении. Что дало. Одна и та же доска в кармане и на рабочем месте.
Что экономит и приносит деньги
- Около 47 часов команды в месяц. Команда из 9 человек больше не тратит время на «кто взял», «сделано ли» и «где фото» в чате: это видно на доске. Оценка: 9 человек × 15 минут в день × 21 рабочий день ≈ 47 часов в месяц.
- 10,5 часа руководителя в месяц. Руководитель не обходит людей с вопросом «как там задача», а смотрит колонку «В работе». Оценка: 30 минут в день × 21 день = 10,5 часа в месяц.
- Без подписки и регистрации. Доска своя и живёт в Telegram: не нужно покупать места в отдельном сервисе и заводить каждому аккаунт. Оценка: экономия на подписке для небольшой команды скромная; главное — люди не уходят из привычного мессенджера.
- Меньше забытых поручений. Задача не уходит вверх по ленте: она висит на доске, пока её не возьмут и не закроют с отчётом. Оценка: сколько поручений терялось в чате, не измеряли.
Что экономит время
- Узнать, кто чем занят. Открыть колонку «В работе». Оценка: собрать статус пяти задач в чате — около 15 минут, взглянуть на доску — около 1 минуты: в 15 раз быстрее.
- Взять задачу. Одна кнопка «Взять в работу» вместо сообщения в чат и ответа. Оценка: секунды вместо переписки.
- Подключить нового человека. Написать боту и нажать «Открыть Доску». Оценка: около минуты вместо регистрации, пароля и приглашения в сервис.
- Найти итог задачи. Отчёт лежит в карточке. Оценка: открыть карточку вместо поиска по переписке.
Где проходит наша граница
Мы отвечаем за то, что доска работает внутри Telegram и статус задачи меняется только кнопками. Какие доски заводить и кого на них звать, решает команда. На кадрах — вымышленные задачи и люди.
Частые вопросы
Нужно ли ставить отдельное приложение?
Нет. Доска открывается внутри Telegram по кнопке в боте — на телефоне и на компьютере. Регистрации и пароля нет: вход по аккаунту Telegram.
Кто увидит мои задачи?
Зависит от доски: приватную видит только хозяин, общую — приглашённые участники, публичную — все, кто пользуется ботом.
Можно ли подвинуть задачу в «Готово» руками?
Нет, и это сделано нарочно: в «В работе» задачу ставит кнопка «Взять в работу», в «Готово!» — «Завершить задачу». Поэтому статус на доске всегда правдивый.
Что можно добавить дальше?
Сообщения от бота о новых и закрытых задачах, назначение на другого человека со сроком, напоминания и версию для MAX.
Пользуетесь ли вы Доской сейчас?
Доска была одним из первых наших решений. Потом мы собрали задачи, сделки и деньги в Штаб — общую систему студии, где команда работает сейчас.