Внутренний проект команды · своя система · поиск по рабочим данным

«Поиск ПК» — всё нужное в одном поиске

Не нужно помнить, где что лежитПроекты, ссылки, доступы, файлы и материалы команды — по названию или части слова

БылоПроекты, ссылки и доступы хранились в личных заметках, телефонах, таблицах и переписках. Чтобы найти нужное, приходилось вспоминать, спрашивать коллег и выяснять, у кого осталось. Потерянные сведения искали заново или восстанавливали. Был человек-поисковик, который помнил, где что лежит. Занятия искали отдельно — перебирали выдачу и папки Яндекс Диска с обрезанными названиями.
СделалиЗаменили функцию человека-поисковика роботом: сделали один вход в пять источников. Подключили проекты, ссылки и доступы, строки таблицы, файлы и папки, материалы команды и клиентов. Робот обновляет данные автоматически. Для подготовки к созвону, старта проекта и поиска информации по заказчику теперь есть одно окно.
СталоНе нужно помнить расположение данных, ждать коллегу или поручать поиск платному ИИ-ассистенту. Вводишь название или часть слова — видишь, что найдено, в каком виде, где лежит и как открыть. Команда самостоятельно получает нужную информацию и возвращается к основной задаче.

8 задач, которые решили ↓

Карта файлов и папок с раскрытым путём до записи и конспекта — Карта расположения · демонстрационные данные

Деньги

Меньше затрат на поиск

Рабочее время остаётся на задачи команды

Время

16,5 часа в месяц

Экономия при 10 поисках в день — по расчёту ниже

Нервы

Без «найди мне ссылку»

Нужное находится без повторных объяснений ИИ

Люди

Знания доступны команде

Не нужно отвлекать того, кто помнит расположение

Удобство

Понятно, куда идти

Источник, полный путь, формат и действие

41 025 файлов и папок · 228 проектов · 107 строк таблицы · 318 материалов команды · 54 кейса сайта. Данные на 5 ноября 2026.

Куда уходило время команды

Когда весь день ищешь ссылки и отвечаешь, где что лежит, на развитие проектов не остаётся времени. Переключите «было / стало»: повторяющийся поиск берёт на себя система.

Срочно

Не срочно

Важно

Горитсрочно и важно

Ростважно, но не срочно

Не важно

Отвлекаетсрочно, но не важно

Шумне срочно и не важно

8 задач, которые решили для команды

Сначала время команды, затем контроль и удобство. Нажмите на карточку: внутри — как было, что сделали и что это дало.

Как работает поиск

Поиск проекта и доступов, материалы клиента, музыка, карта папок и обновления. Все названия и данные в записи вымышлены; показана копия рабочего интерфейса.

Перейти к нужному экрану

16,5 часа в месяц экономятся при 10 поисках в день

Расчёт на одного человека: 5 минут на поиск раньше и 30 секунд теперь, 22 рабочих дня в месяц. Один поиск короче на 4,5 минуты; за месяц — 990 минут, или 16,5 часа.

Какие лишние действия исчезли

Не нужно искать того, кто знает, где лежит информацияРобот берёт на себя функцию человека-поисковика: находит нужные сведения и показывает путь к ним.
Не нужно оплачивать ИИ-ассистенту поиск ссылки или проектаПоиск работает самостоятельно: запрос вводится прямо в системе, без отдельного обращения к платному ИИ-ассистенту.
Не нужно перебирать сервисы, папки и таблицыОдин запрос вместо переходов с первой ссылки на вторую, из заметок в таблицу и из таблицы на диск.
Не нужно отвлекать коллегМатериалы для созвона, запуска проекта и работы с заказчиком можно найти самостоятельно.

Что это даёт бизнесу

Рабочее время остаётся на основные задачиПо расчёту, 16,5 часа в месяц — больше двух восьмичасовых рабочих дней.
Меньше зависимости от одного человекаИнформация доступна через систему, даже если тот, кто раньше помнил все ссылки, занят или отсутствует.
Меньше повторных вопросов и переключенийКоманда работает в одном окне поиска, а не прыгает между заметками, сервисами и несколькими таблицами.
Самостоятельный поиск без платных запросов к ИИРобот ищет по подключённым данным и обновляет их автоматически. Человеку не нужно запускать ИИ-ассистента для каждого поиска.

Расчёт экономии времени

(5 × 60 − 30) × 10 × 22 ÷ 3600 = 16,5 часа в месяц. Длительности и частота — исходные допущения для оценки. Это расчёт, а не хронометраж работы команды.

Ценность освобождённого времени = 16,5 × стоимость рабочего часа. Она не означает автоматического сокращения зарплат или расходов на подписки.

Подробная история проекта

Внутренний проект студии «Лютик», созданный для нашей команды.

Было

Проекты, ссылки и доступы хранились в личных заметках, телефонах, таблицах и переписках. Чтобы найти нужное, приходилось вспоминать, спрашивать коллег и выяснять, у кого осталось. Потерянные сведения искали заново или восстанавливали. Был человек-поисковик, который помнил, где что лежит. Занятия искали отдельно — перебирали выдачу и папки Яндекс Диска с обрезанными названиями.

Сделали

Заменили функцию человека-поисковика роботом: сделали один вход в пять источников. Подключили проекты, ссылки и доступы, строки таблицы, файлы и папки, материалы команды и клиентов. Робот обновляет данные автоматически. Для подготовки к созвону, старта проекта и поиска информации по заказчику теперь есть одно окно.

Стало

Не нужно помнить расположение данных, ждать коллегу или поручать поиск платному ИИ-ассистенту. Вводишь название или часть слова — видишь, что найдено, в каком виде, где лежит и как открыть. Команда самостоятельно получает нужную информацию и возвращается к основной задаче.

Подключение новых источников

Поиск можно расширять: добавлять новые источники к существующему окну. Для команды остаются тот же запрос, фильтры и переход к результату. При расширении объём данных и скорость проверяются отдельно.

Что ищется

На дисках — названия файлов и папок и их пути. В библиотеке материалов команды — также тексты. Распознавание содержимого видео, аудио и сканов в этот объём не входит.

Самостоятельный поиск

Для обычного поиска не нужны платные запросы к внешнему ИИ-ассистенту. Поиск по смыслу работает с локальной моделью на сервере. Автономность означает отсутствие посредника при поиске; исходные сервисы и сервер продолжают обслуживать данные.

Стоимость похожего решения

Систематизация и разработка — отдельно

Оценка похожего решения с пятью типами источников. Сначала разбираемся в данных и порядке работы, затем создаём поиск.

Систематизация

60 000 ₽

Разобрать источники и сценарии работы, составить карту данных, определить названия и категории, правила хранения ссылок и доступов, порядок обновления. На выходе — согласованная структура и требования к поиску.

Разработка

240 000 ₽

Подключить пять типов источников, сделать поиск по словам и смыслу, фильтры, карты и чтение текстов. Настроить мобильный интерфейс, доступы, обновления и проверить работу.

Вместе — 300 000 ₽. Если данные уже систематизированы, объём первого этапа можно сократить после знакомства с ними.

Как оценили и что влияет на стоимость

Сверили с кейсами студии: портал ресурсов команды и музыкальное приложение — от 120 000 ₽; обработка выписок — 243 000 ₽ в объёме кейса; библиотека с поиском по записям — от 460 000 ₽. Это ориентиры разного состава работ: часть сумм стартовая, часть относится к полному объёму.

Наш поиск объединяет больше разнородных источников, чем отдельный портал или плеер, но не включает распознавание сотен часов записей. Поэтому разработку оцениваем в 240 000 ₽, систематизацию — отдельно в 60 000 ₽. Разделение предложено для этого проекта, а не взято из прайса других кейсов.

Проверка по трудозатратам: систематизация — 30 часов × 2 000 ₽; разработка — 120 часов × 2 000 ₽. Систематизация: аудит 8 ч, карта данных и сценарии 10 ч, правила и требования 12 ч. Разработка: подключения 32 ч, поиск 24 ч, интерфейс и карты 28 ч, доступы и обновления 16 ч, проверка и запуск 20 ч. Ставка и часы — расчётные. Итоговую стоимость уточняем после знакомства с вашими данными и задачами.

Стоимость зависит от количества и устройства источников, качества данных, правил доступа и объёма приведения данных в порядок. Массовая ручная очистка и перенос документов, распознавание аудио и сканов, платные сервисы, сервер и сопровождение оцениваются отдельно.

Обсудить проект →

Связанные направления: Документы и данные · Системы управления