Подробная история кейса: с чего начинали, что сделали, что экономится
Кратко. AI-студия Лютик навела порядок в деньгах строительной компании, которая сама строит дома и продаёт квартиры в ипотеку. У неё два партнёра-инвестора и от 8 до 12 счетов в разных банках. Руководитель Нелли сверяла 24–60 тысяч операций в год вручную, целыми днями — по нашей оценке, это около 2 000 часов в год. Теперь Google-таблица на Apps Script сама распознаёт выписки, показывает остаток на любую дату, долги инвесторам, должников и баланс между партнёрами по каждому проекту — бесплатно и без нейросетей. По нашей оценке это экономит около 100 000 ₽ в месяц — ставку сотрудника на сверку (600 ₽ в час).
Паспорт. Отрасль: строительство и продажа квартир в ипотеку. Google-таблицы и Google Apps Script, без платных сервисов и нейросетей.
С чего начинали
Нелли пришла с просьбой навести порядок в выписках и получать развёрнутую статистику по деньгам компании без ручной сверки.
Что было
Десятки запутанных операций в день по 8–12 счетам, сверка вручную, с карандашом, целыми днями.
Что сделали: 6 задач
1. Выписки десятка банков распознаются сами
Как было. Выписки из 8–12 банков приходили в разном виде, и каждую операцию нужно было прочитать и разнести руками. Сделали. Выписку загружают в таблицу — система сама разбирает операции и раскладывает их по видам: оплата клиента, инвестиция, возврат инвестиции, проценты, долг. Новая выписка дополняет старые, ничего не задваивая. Что дало. 24–60 тысяч операций в год — в одном месте, без ручного разбора.
2. Остаток на любом счёте на любую дату
Как было. Чтобы узнать, сколько денег было на счетах в нужный день, приходилось собирать выписки и считать вручную. Сделали. Выбираешь дату — таблица показывает остаток по каждому счёту и в целом на этот день. Что дало. Ответ на вопрос «сколько у нас денег» — за секунду, на любую дату.
3. Сколько и кому из инвесторов должны — на сегодня
Как было. Сколько внесено, сколько уже выплачено и сколько набежало процентов, считали вручную по каждому инвестору. Сделали. По реестру инвесторов система сама сводит: внесено, выплачено, начислено процентов и долг на сегодня — по каждому. Что дало. С инвесторами — без споров и пересчётов.
4. Видно, кто из должников не платит
Как было. Кто-то из должников не платил по полгода — просто потому, что ему никто не напоминал. Сделали. По реестру должников таблица показывает, кто сколько должен, кто платил, когда был последний платёж, и отмечает тех, кто давно молчит. Что дало. Долги перестают теряться, деньги возвращаются в работу.
5. Баланс между двумя партнёрами и прибыль по проектам
Как было. Кто из двух партнёров сколько вложил, сколько забрал и кому сколько положено с каждого проекта — главный и самый запутанный вопрос. Сделали. Система сводит баланс между партнёрами и раскладывает прибыль по каждому проекту. Что дало. Партнёры делят прибыль по цифрам, а не по памяти.
6. Точно и бесплатно — без нейросетей
Как было. Разбор финансов нейросетью рискован: она может ошибиться в сумме или придумать операцию. Сделали. Всё работает на чётких правилах поиска по назначению платежа и контрагенту, на бесплатных Google-таблицах и Apps Script — без подписок и платных сервисов. Что дало. Каждая сумма проверяема, а система ничего не стоит в месяц.
Что экономит и приносит деньги
- Ставка сверщика выписок. Сверку, на которую у Нелли уходили целые дни, делает система. Оценка: ≈ 100 000 ₽ в месяц — 168 рабочих часов по 600 ₽.
- Ручная сверка за год. 24–60 тысяч операций — целыми днями, около 2 000 часов в год (2–5 минут на операцию). Оценка: ≈ 1,2 млн ₽ в год по 600 ₽ в час.
- Долги, о которых забыли. Таблица показывает должников, которые давно не платили. Деньги возвращаются; сумму не публикуем.
- Платные учётные сервисы. Всё на бесплатных Google-таблицах и Apps Script. Ноль в месяц за систему.
Что экономит время
- Сверить 24–60 тысяч операций в год. Раз в месяц загрузить выписки 8–12 счетов — операции разложатся сами. Оценка: 40–60 минут в месяц, 8–12 часов в год — вместо около 2 000 часов в год.
- Узнать остаток на дату. Выбрать дату в таблице. Секунда.
- Посчитать долг инвестору. Открыть лист инвесторов. Готово без пересчёта.
Где проходит наша граница
Мы отвечаем за распознавание выписок и правила сводок. Реестры инвесторов и должников ведёт компания. Название компании не раскрываем. На кадрах — учебная копия с вымышленными данными.
Частые вопросы
Сколько времени экономит система?
В каждом из 8–12 счетов — 3–5 тысяч операций в год, всего 24–60 тысяч операций. Нелли сверяла их вручную целыми днями — это полная ставка, около 2 000 часов в год (2–5 минут на операцию). Теперь выписки всех счетов раз в месяц загружаются за 40–60 минут — 8–12 часов в год.
Сколько денег экономит система?
По нашей оценке — около 100 000 ₽ в месяц: столько стоил бы сотрудник, который целыми днями сверял бы выписки вместо руководителя (168 рабочих часов в месяц по 600 ₽). Сама система бесплатна.
Нужна ли нейросеть?
Нет. Операции разбираются по чётким правилам — поэтому суммы точные и проверяемые.
Сколько стоит система в месяц?
Ничего: она работает на бесплатных Google-таблицах и Apps Script.
Что будет с новыми выписками?
Их просто загружают — они дополняют старые, без задвоений.