ЛютикПодробная история кейса: с чего начинали, что сделали, что экономится
Кратко. Когда мы искали новых людей в команду на hh.ru, AI-студия Лютик за два дня сделала для нашего тренера простую CRM найма. В карточке кандидата — ссылка на резюме, ступень отбора и что ему уже рассказали и скинули; рядом календарь собеседований, ссылки на Zoom по отделам и архив «принят / отказан». Повторного кандидата доска узнаёт по телефону ещё до сохранения анкеты.
Паспорт. Своя система студии для тренера, который сам проводит собеседования. Сайт в браузере, на телефоне добавляется на главный экран. Сделана за два дня. На кадрах — вымышленные кандидаты.
С чего начинали
Нужно было вести кандидатов по одной схеме: три ступени, одни и те же вопросы и все договорённости о встречах рядом с анкетой.
Что было
Заметки о кандидатах, телефоны, ссылки на Zoom и даты встреч жили в разных местах. Перед встречей приходилось вспоминать, что человеку уже рассказали.
Что сделали: 9 задач
1. Каждый кандидат — на своей ступени отбора
Как было. Кандидатов ведут через три собеседования. Кто на каком этапе, держали в голове и в разрозненных заметках. Сделали. Доска из трёх колонок — «1 ступень», «2 ступень», «3 ступень». Карточка переходит дальше сама: после отметки «отправил 3 ступени» на первой и после комментария на второй. В каждой колонке — сортировка по дате или по алфавиту. Что дало. Весь отбор виден на одном экране: сколько людей на каждой ступени и кто ждёт решения.
2. Повторный кандидат узнаётся сразу
Как было. Человек, которому уже отказали, мог прийти снова — и его заново звали на собеседование. Сделали. Пока вводятся имя и телефон, доска сверяет их со всеми анкетами и с архивом. Совпал телефон или имя — под полем появляется «Похожая анкета уже есть» и где она: на какой ступени или «Отказан». Что дало. Лишнее собеседование не назначат: история кандидата видна до сохранения анкеты.
3. Что рассказали кандидату — видно на следующей ступени
Как было. На третьей встрече нужно помнить, что обсуждали на второй, а записи об этом терялись. Сделали. На второй ступени записывают, как кандидат принял рассказ о ценностях компании, на третьей — о методе работы. Комментарий второй ступени остаётся в карточке на третьей и уходит в архив вместе с решением. Что дало. Перед встречей достаточно открыть карточку: вся история разговоров — в ней.
4. Решение — одной кнопкой, история остаётся
Как было. Решение по кандидату принимали, а где и почему — потом не найти. Сделали. На третьей ступени — кнопки «Принять», «Отказать», «Закрыть». Карточка уходит в архив с пометкой «Принят» или «Отказан», датой, ступенью и всеми комментариями. Встречи отказанного кандидата убираются из календаря сами. Что дало. Архив отвечает на вопрос «почему мы его не взяли» через полгода.
5. Впечатление записано по одним и тем же вопросам
Как было. Каждый записывал впечатление о кандидате по-своему, сравнивать людей было трудно. Сделали. Анкета первой ступени: имя, телефон, откуда кандидат, ссылка на резюме и обязательный комментарий — абстрактное мышление, образное мышление, масштаб личности. Что дало. Всех кандидатов оценивают по одной схеме — их можно сравнивать между собой.
6. Встречи — в календаре, рядом с анкетой
Как было. Даты собеседований жили в мессенджере и в личном календаре, отдельно от заметок о кандидате. Сделали. Вкладка «Встречи»: дата, время, анкета из списка и комментарий. В календаре месяца у дня видно время и имя; нажатие на день оставляет встречи только этого дня. У встречи — телефон, ступень и кнопка «Позвонить». Что дало. На неделю вперёд видно, с кем и когда встреча, и на какой ступени этот человек.
7. Ссылка на Zoom нужного отдела — в одно нажатие
Как было. Для мужского и женского отделов — свои ссылки на Zoom; их искали в переписке перед каждой встречей. Сделали. Над доской — две вкладки, «Мужской отдел» и «Женский отдел», с постоянной ссылкой и кнопкой «Скопировать ссылку». Что дало. Ссылку кандидату отправляют за секунды и без ошибки в отделе.
8. Архив: найти кандидата по имени или телефону
Как было. Найти, кто приходил весной, можно было только листая старые записи. Сделали. Архив с фильтром «Принятые / Отказанные», сортировкой и поиском по имени и телефону; у каждого — до какой ступени дошёл. Что дало. История отбора сохраняется и находится по нескольким цифрам телефона.
9. С телефона: позвонить прямо из карточки
Как было. Номер кандидата копировали из заметок в звонилку. Сделали. Доска работает в браузере телефона, её можно добавить на главный экран как приложение. У карточки и у встречи — кнопка «Позвонить». Что дало. Перезвонить кандидату можно с доски в одно касание.
Что экономит и приносит деньги
- ≈3 часа тренера в месяц. Телефон, заметки, что уже рассказали кандидату, и не было ли его раньше — в одной карточке, а не в переписке и блокноте. Оценка: 20 кандидатов в месяц × 9 минут (10 минут поиска вместо 1) = 180 минут, то есть 3 часа в месяц.
- Без лишних собеседований. Доска предупреждает о кандидате, которому уже отказали, ещё до сохранения анкеты. Оценка: 1 повторный кандидат в месяц — это около 1 часа собеседования, которое не придётся проводить.
- Без платной CRM. Доска своя, под три ступени отбора: не нужно подстраивать общую систему продаж под собеседования. Оценка: экономия на подписке для одного человека скромная; главное — ступени и вопросы ровно те, по которым тренер отбирает людей.
Что экономит время
- Понять, на какой ступени кандидат. Взгляд на доску из трёх колонок. Оценка: секунды вместо 10 минут поиска в заметках — в 10 раз быстрее.
- Проверить, не было ли человека раньше. Предупреждение появляется при вводе телефона. Оценка: проверка идёт сама, пока вводится номер, — отдельно искать не нужно.
- Назначить встречу. Дата, время, анкета из списка. Оценка: около минуты, и встреча сразу видна в календаре.
- Отправить ссылку на Zoom. Вкладка отдела и «Скопировать ссылку». Оценка: одно нажатие вместо поиска ссылки нужного отдела в переписке.
Где проходит наша граница
Мы отвечаем за то, что карточка проходит ступени по порядку, история разговоров сохраняется, а повторный кандидат виден при вводе телефона. Кого брать и о чём спрашивать, решает тренер. На кадрах — вымышленные люди.
Частые вопросы
Зачем вам понадобилась такая система?
Мы искали новых людей в команду на hh.ru. Тренеру нужно было вести кандидатов через три собеседования и видеть, кто на какой ступени и что ему уже скинули, — в одном месте, а не в переписке.
Как доска узнаёт повторного кандидата?
Пока вводятся имя и телефон, она сверяет их со всеми анкетами и архивом. При совпадении под полем появляется предупреждение — где уже есть такая анкета: на какой ступени или «Отказан».
Что сохраняется в архиве?
Решение «Принят» или «Отказан», дата, до какой ступени дошёл кандидат и комментарии всех ступеней. Архив ищется по имени и телефону.
Можно ли пользоваться с телефона?
Да: доска работает в браузере и добавляется на главный экран. У каждой анкеты и встречи — кнопка «Позвонить».
Можно ли настроить ступени под нашу компанию?
Да: названия ступеней, вопросы анкеты и отделы со ссылками на Zoom меняются под ваш порядок отбора — это небольшая доработка.