ЛютикПодробная история кейса: с чего начинали, что сделали, что экономится
Кратко. AI-студия Лютик сделала Legal Automation — программу для Windows для компании по банкротству. Шапка о должнике хранится в одном шаблоне Word, всё выделенное жёлтым становится анкетой. Анкету заполняют один раз или берут клиента из базы, выбирают стадию дела — и пакет запросов в госорганы с конвертами собирается сам, за 5 минут вместо часа.
Паспорт. Отрасль: банкротство, работа финансового управляющего. Программа для Windows, шаблоны в Word, база клиентов в Excel. Стадии: наблюдение, реструктуризация долгов, реализация имущества, конкурсное производство.
С чего начинали
По каждому клиенту нужно разослать пачку запросов — в ГИБДД, ЗАГС, налоговую, ФССП и другие органы. Шапка у всех одна, а писали её каждый раз заново.
Что было
Шапку с паспортными данными, судом и номером дела копировали в каждый из 15–20 запросов и перепроверяли каждое письмо.
Что сделали: 8 задач
1. Шапка о должнике — одна на весь пакет
Как было. По каждому клиенту готовили пачку запросов в разные органы. В каждый вручную копировали шапку: ФИО, паспортные данные, ИНН, СНИЛС, суд, номер дела. В начале и в конце писем бывают свои дополнения — легко перепутать и пропустить. Сделали. Шапка хранится в одном файле-заготовке. В ней жёлтым выделено всё, что меняется от клиента к клиенту, а красная метка показывает, куда встанет текст запроса. Программа берёт заготовку, подставляет данные клиента, вставляет на место метки текст запроса из папки стадии и сохраняет отдельный документ Word на каждого адресата. Что дало. Данные клиента набирают один раз — во всех письмах пакета одна и та же шапка и одна концовка. Копировать и сверять каждое письмо не нужно.
2. Пакет по стадии дела — одной кнопкой
Как было. Для каждой стадии банкротства свой набор запросов. Его собирали по памяти: какие органы спросить при наблюдении, а какие при реализации имущества. Сделали. Тексты запросов разложены по папкам стадий: «Наблюдение» (13), «Реструктуризация долгов» (15), «Реализация имущества» (15), «Конкурсное производство» (15). Адресаты — Госавтоинспекция, ГИМС, Гостехнадзор, налоговая, ФССП, Социальный фонд, ЗАГС, МВД, Росгвардия, Роспатент, РСА, муниципалитет, центр занятости, сам должник и другие. Кнопка «Выбрать папку целиком» ставит в список все запросы стадии сразу, имена файлов получают сегодняшнюю дату. В каждой строке можно вписать адресата и адрес. Готовый пакет ложится в папку «дата_ФИО». Что дало. Состав пакета задаёт папка стадии, а не память помощника. Новый запрос для стадии — это новый файл Word в её папке.
3. Анкета строится из жёлтых выделений
Как было. Любая новая графа в письме — паспорт, дата решения, процедура — означала новую правку во все шаблоны и новую перепроверку. Сделали. Программа читает заготовку и превращает каждое жёлтое выделение в строку анкеты: 18 полей в шаблоне заказчика. Одинаковые поля в разных местах заполняются один раз. Чтобы добавить поле, достаточно выделить жёлтым новый фрагмент в Word: при следующем открытии он сам появится в анкете. Жёлтые фрагменты с теми же названиями внутри текстов запросов тоже заполняются. Что дало. Форму письма юристы меняют сами, в обычном Word, без программиста.
4. База клиентов: прежний должник — в пару нажатий
Как было. Для повторного запроса по тому же должнику данные снова набирали или копировали из старых писем. Сделали. После каждой генерации данные анкеты сохраняются в Excel-файл рядом с программой; запись обновляется по ИНН или ФИО. В строке поиска начинают вводить фамилию, ИНН или номер — программа показывает подходящих клиентов, выбор заполняет анкету целиком. Что дало. Следующий пакет по тому же клиенту собирается без ввода данных — их остаётся проверить.
5. Подсказки и проверки при вводе
Как было. Опечатка в ИНН или дате переходила во все копии письма. Сделали. Поля с датой сразу заполнены сегодняшним числом. Дата рождения и СНИЛС вводятся по маске, разделители ставятся сами. В ИНН можно ввести только цифры, контрольная сумма проверяется. Суд выбирается из списка 84 арбитражных судов или вписывается вручную. ОГРНИП по умолчанию — «отсутствует». Перед сохранением программа перечисляет ошибки в датах и ИНН и спрашивает, продолжать ли. Что дало. Часть опечаток ловится до того, как разойдётся по пакету.
6. Конверты к пакету
Как было. Адресатов и адреса на конверты переписывали отдельно от писем. Сделали. Если в строках вписаны адресат и адрес, вместе с пакетом создаётся файл «Конверты»: по листу А4 на адресата — верхняя половина свободна, линия сгиба, ниже название органа жирным и адрес. Что дало. Письма и конверты печатаются из одного пакета, в том же порядке.
7. Весь пакет одним файлом для печати
Как было. Чтобы распечатать пакет, открывали и печатали каждый файл по отдельности. Сделали. Кнопка «Сделать в один файл для печати» собирает все письма пакета в один документ Word, каждое с новой страницы, и создаёт конверты. Что дало. Пакет печатается одной командой.
8. Файлы и мелкие удобства
Как было. Имена файлов и папок придумывали вручную; открытый в Word документ мешал пересохранить. Сделали. Имена готовых файлов строятся из даты и названия шаблона, папку пакета программа предлагает назвать датой и ФИО. Если файл открыт в Word, пакет сохраняется под именем с «_2». Есть одиночный запрос без вставки, масштаб окна, копирование и вставка в любой раскладке, журнал работы. Что дало. Пакеты лежат по папкам с понятными именами, генерация не падает из-за открытого файла.
Что экономит и приносит деньги
- Рабочие часы помощника. Пакет запросов по клиенту собирается из одной анкеты вместо ручного копирования шапки в каждое письмо. Оценка: около 55 минут на пакет освобождаются для другой работы; при пакете на каждого нового клиента это часы в неделю.
- Меньше повторных отправок. Шапка одна на все письма, данные не перепечатываются. Оценка: переделанные из-за опечатки письма и лишние конверты с марками — реже; частоту таких ошибок не измеряли.
- Нет подписок и серверов. Программа работает на компьютере юриста, база — Excel-файл рядом с ней. Оценка: ежемесячных платежей за сервис — ноль.
- Шаблоны правят сами. Новое поле — жёлтое выделение в Word, новый запрос — файл в папке стадии. Оценка: правка шаблона — минуты юриста вместо задачи программисту.
Что экономит время
- Собрать пакет запросов по клиенту. Анкета, папка стадии, адресаты — и все письма готовы. Оценка: около часа → около 5 минут.
- Повторный пакет по прежнему клиенту. Клиент находится в базе по фамилии или ИНН, анкета заполняется сама. Оценка: повторный ввод паспорта, суда и дела → только проверка.
- Проверить пакет. Шапка во всех письмах одна, сверять каждое письмо с паспортом не нужно. Оценка: вычитка 15–20 шапок → вычитка одной анкеты.
- Подготовить конверты. Конверты создаются вместе с пакетом из тех же строк. Оценка: отдельное заполнение конвертов → ноль, если адреса вписаны в строки.
- Добавить графу в письма. Выделить новый фрагмент жёлтым в заготовке. Оценка: правка всех шаблонов → одно выделение в одном файле.
Где проходит наша граница
Мы отвечаем за то, что анкета строится по шаблону, данные правильно расходятся по письмам, а пакет и конверты собираются. Тексты запросов и шаблоны ведут юристы. На кадрах — вымышленные управляющий, должники и дела.
Частые вопросы
Что делает Legal Automation?
Собирает пакет запросов по делу о банкротстве: данные должника вводятся в одну анкету и сами подставляются в шапку каждого письма, конверты создаются вместе с пакетом.
Как добавить новое поле в письма?
Выделить нужный фрагмент жёлтым в шаблоне Word — при следующем открытии программа сама добавит его в анкету.
Нужно ли снова вводить данные для прежнего клиента?
Нет: клиент находится в базе по фамилии или ИНН, анкета заполняется сама, данные остаётся проверить.