Счета арендаторам выставляются самиИз привычной таблицы — в 1С, PDF и почту, с напоминаниями и пенями по расписанию

1. Счета в 1С из привычной таблицы — одной галочкой

Как было. Бухгалтер переписывала данные из таблицы на листочек, потом в 1С по алфавиту открывала прошлый счёт каждого арендатора, копировала его, меняла месяц аренды и суммы коммуналки. Срок — до 5-го числа; если 1–2-е выходные, начинала 3-го. Сделали. Бухгалтер ведёт лист «Аренда» как раньше и ставит галочку «Готов к выставлению». Каждые 5 минут с 7:00 до 20:00 программа берёт отмеченные строки последнего месяца, находит арендатора в 1С по точному имени и его договор с нужной организацией, копирует последний счёт по этому договору и подставляет: «Аренда за август 2026» — из суммы по договору, коммуналку — из строки того же помещения за прошлый месяц («Электроэнергия за июль 2026» и ещё 13 видов услуг с ценой и количеством). Счёт сохраняется в 1С, его номер пишется в таблицу, ставится галочка «Счёт выставлен». Если по договору ещё не было ни одного счёта, шапка списывается с последних счетов той же организации. Что дало. Бухгалтер больше не переписывает цифры на бумагу и не перебивает их в 1С: счёт появляется через несколько минут после галочки. Аренда и коммуналка в счёте берутся из той же таблицы, по которой ведётся учёт, — расхождений «в таблице одно, в 1С другое» меньше.

2. Два арендодателя и правильный НДС без ручного выбора

Как было. У арендаторов бывают договоры с разными организациями. Бухгалтер помнила, от кого выставлять, какой банк ставить и где НДС, а где нет. Сделали. Организация берётся из колонки «Оплата» каждой строки: по короткому коду понятно, от ООО или от ИП выставлять счёт; наличные без организации не выставляются. От организации зависят договор в 1С, реквизиты, банк, печать и подпись на бланке. НДС считается по правилу бухгалтера: у ООО 22% на всё, кроме перевыставления электроэнергии, воды и отопления; у ИП — без НДС; неустойка всегда без НДС. Опечатка в колонке не теряется молча — попадает в «Лог» и в отчёт «Проверить». Что дало. Счёт уходит от нужной организации с нужным банком и правильным НДС, даже если строки двух организаций перемешаны в одном листе.

3. PDF-счёт по образцу бухгалтера — с печатью, подписью и суммой прописью

Как было. Счета приходилось выгружать из 1С по одному. По документам: печатную форму 1С внешнее подключение вызвать не может, поэтому нужен был свой путь. Сделали. Сразу после создания счёта программа читает документ из 1С и собирает PDF на своём бланке, повторяющем эталонный счёт бухгалтера: поставщик и банк в рамке, «Счет на оплату № … от …», покупатель, таблица услуг, «Итого», «В том числе НДС», «Всего к оплате», сумма прописью, печать и подпись организации. Файл называется по-человечески — «Фамилия, месяц и номер счёта» — и кладётся в папку «Счета» на рабочем столе. Если свой движок PDF не сработал, пробуется печатная форма 1С. PDF старше 30 дней удаляются, пересобрать можно кнопкой. Что дало. Готовый к отправке счёт лежит в одной папке с понятным именем, его можно открыть до отправки. Бухгалтер не выгружает счета из 1С по одному.

4. Проверка и отправка в одном окне: без одобрения ничего не уходит

Как было. Бухгалтер просила, чтобы счета не уходили сами — «чтобы я проверила», и чтобы можно было выбрать, что отправлять, а что нет. Отправка шла через СБИС (систему обмена документами), письма — вручную. Сделали. Окно «Одобрение счетов» показывает каждый созданный счёт: арендатор, месяц, номер (с кнопкой копирования), сумма, почта. Кнопки: «Посмотреть счёт» (PDF), «Одобрить», «Обновить PDF» (если счёт поправили в 1С), «Пометить на удаление». «Одобрить» — если в «Справочнике» у арендатора есть почта, уходит письмо через Яндекс с PDF во вложении, логотипом и скрытой копией бухгалтеру; нет почты — счёт помечается «отправить вручную» и показывается путь к PDF. Пересоздать счёт: пометить старый на удаление, поправить таблицу и снять галочку «Счёт выставлен» — программа сделает новый. Что дало. Ни один счёт не уходит арендатору без взгляда бухгалтера, но и вручную ничего не собирается: проверка — открыть PDF и нажать одну кнопку. Кому слать почтой, а кому нет, решает одна ячейка в «Справочнике».

5. Напоминание об оплате уходит само

Как было. Через какое-то время бухгалтер напоминала тем, кто не заплатил, — письмом или звонком. Сделали. Каждый день в 10:00 программа смотрит счета текущего месяца: одобрены, не оплачены (в колонке «Дата оплаты» нет даты), у арендатора есть почта. С 5-го числа, и не раньше чем через 3 дня после отправки счёта, такому арендатору уходит одно письмо «Напоминание об оплате» с номером счёта, суммой, сроком «до 10-го числа» и PDF во вложении. Время отправки пишется в колонку «Напоминание отправлено» — второго письма за месяц не будет (очистить ячейку — уйдёт повторно). Появилась дата оплаты — напоминаний нет. Что дало. Первое напоминание больше не зависит от памяти бухгалтера и не уходит тем, кто уже заплатил или только что получил счёт.

6. Пени считаются каждый день и сами попадают в следующий счёт

Как было. Бухгалтер вручную начисляла пени и штрафы и снова звонила. По переписке с владельцем: пени — если не оплатили после 15-го. Сделали. Каждый день в 10:30 программа считает пеню по одобренным и неоплаченным счетам: только на сумму аренды (коммуналку не штрафуют), с 11-го числа месяца счёта по дату оплаты включительно, по ставке арендатора из «Справочника» (у каждого своя, % в день; пусто — 3% в день). Лист «Пеня» — отчёт по дням: имя, строка на каждый день просрочки, «ИТОГО»; текущая сумма — в колонке «Пеня начислена» у строки арендатора. Долг смотрится до 12 месяцев назад. Когда долг оплачен, в ближайший новый счёт арендатора добавляется отдельная строка «Неустойка за просрочку оплаты аренды за {месяц}» — по строке на каждый просроченный месяц — и в листе ставится отметка «Выставлено = да» с номером счёта. Что дало. Неустойка не забывается и не считается «на глаз»: сумма видна по дням, а предъявляется вместе с обычным счётом, без отдельного письма и звонка.

7. У каждого счёта видно, на какой он стадии, и что с ним происходило

Как было. Чтобы понять, кому выставлен счёт, кто оплатил, кому напоминали и у кого пеня, надо было сводить таблицу, 1С и почту. Сделали. Оплата определяется одной вещью — датой в колонке «Дата оплаты/Неоплачен» (галочка «Оплачено» в логике не участвует; сумма, вписанная по ошибке вместо даты, оплатой не считается). Каждые 2 минуты программа обновляет в листе «Счета_к_выставлению» колонку «Состояние»: в очереди · выставлен, ждёт одобрения · отправлен, ждёт оплаты · ждёт оплаты (отправить вручную) · напомнили, не оплачен · пеня, не оплачен · завершён, оплачен · ошибка. Те же счётчики — в полоске сверху окна. Лист «Лог» по-русски записывает каждое действие: когда, по какому счёту, что сделано, в каком состоянии счёт, текст ошибки. Повторяющуюся ошибку пишет не чаще раза в 30 минут. Что дало. Ответ на «что с этим счётом» бухгалтер находит сама, без программиста: в одной колонке и в журнале.

8. Всё работает по расписанию, а окно отвечает, жив ли агент и почему счёт не выставился

Как было. Счёт, который не выставился, обычно обнаруживается поздно — когда арендатор спросит, где счёт, или когда месяц уже начался. Сделали. Четыре задачи Планировщика Windows: выставление — каждые 5 минут с 7:00 до 20:00, напоминания — в 10:00, пени — в 10:30, состояния — каждые 2 минуты. Включить, выключить и переключить тестовое ↔ боевое расписание можно кнопкой в окне; два набора одновременно стоять не могут. Каждая задача оставляет отметку «когда я в последний раз отработала»; окно краснеет, если задача молчит дольше положенного. Блок «Требуют внимания» показывает счета, которые не создались, с причиной. Кнопка «Проверить» строит отчёт «что выставится в этом месяце, что нет и что делать» — ничего не создаёт и работе не мешает. Что дало. Бухгалтеру не нужно помнить, когда что запускать, а сбой видно в первый же день, а не через неделю по жалобе арендатора.

9. Защита от двойных счетов и потерянных строк

Как было. В живой таблице бухгалтер вставляет строки и столбцы, у одного арендатора бывает несколько помещений, а компьютер могут выключить посреди работы. Любая такая мелочь в ручной схеме — риск выставить счёт не тому или дважды. Сделали. Колонки ищутся по заголовкам, а не по буквам — бухгалтер может вставлять столбцы. Строки очереди сопоставляются со строками «Аренды» по имени и порядку помещений, а если сопоставить нельзя — программа не гадает. Замок не даёт двум прогонам работать одновременно; строка, на которой прогон оборвался, сама возвращается в очередь. Если после ошибки строка пробуется снова, программа сначала смотрит в 1С, нет ли уже счёта «Аренда за {месяц}», и второй не создаёт. Счёт без коммуналки (не нашлась строка прошлого месяца) и нераспознанный код организации пишутся в «Лог». Что дало. Обычная работа с таблицей — вставить строку, добавить столбец, выключить компьютер посреди прогона — не приводит к счёту не тому арендатору и, как правило, к второму счёту тому же.