Каждая поставка под контролем — от накладной до отгрузкиTelegram-бот приёмки и контроля качества и рабочее место логиста: коробки, заказы и отгрузки в одной системе

1. Приёмка поставки по одному фото накладной

Как было. Кладовщик принимает товар по бумажной накладной (ТОРГ-12 или счёт-фактура), а номер, поставщика и каждую строку потом перепечатывают руками в учёт — долго и с ошибками. Сделали. Приёмщик в Telegram просто фотографирует накладную. Нейросеть читает номер, дату, поставщика, грузополучателя, плательщика и все строки (название, артикул, количество); если номер не прочитался — сама делает второй, узкий запрос только по шапке. Дальше бот по одному полю спрашивает «Верно / Изменить / Назад», потом идёт по позициям: подсказывает похожие названия из справочника, спрашивает фактическое количество против планового и есть ли брак (при браке — обязательный комментарий). Что дало. Накладная попадает в систему за минуты и без набора текста; расхождения план/факт и брак фиксируются по каждой строке в момент приёмки, а не задним числом.

2. Отчёт о приёмке с фото — руководству сразу

Как было. Фото товара и брака уходят в личные переписки, руководитель узнаёт о проблемах с поставкой поздно и не видит картину целиком. Сделали. Бот требует ровно 5 фото приёмки (альбомом или по одному, с кнопкой «Назад»), предлагает общий комментарий и по завершении отправляет в служебный чат руководства альбом: фото накладной + 5 фото, подпись с номером, поставщиком, датой прихода, длительностью приёмки, кто оформил, и по каждой позиции план/факт и комментарий по браку. Длинный отчёт сам режется на части под ограничения Telegram. Что дало. Руководитель видит каждую поставку в одном сообщении с доказательствами, сразу после приёмки, без звонков кладовщику.

3. Справочник входного контроля: что и как проверять по каждому товару

Как было. Требования к проверке живут в Excel у начальника ОТК; контролёр не знает, какие параметры смотреть у конкретного товара, а названия в накладной поставщика не совпадают с названиями в таблице. Сделали. Начальник ОТК загружает в бот Excel «Наименование / Параметр / Способ проверки / Эталонное значение». Бот приводит названия к единому виду (регистр, ё/е, тире, ×/x, пробелы), обновляет справочник, ведёт журнал загрузок, хранит файлы, предупреждает о повторной загрузке того же файла и умеет откатиться к предыдущей таблице. Для каждой позиции накладной бот сам ищет определение в справочнике — по точному названию или по «синониму»; если не нашёл — позиция помечается «без параметров», а в админке есть «Диагностика»: найти нужный товар и привязать к нему название из накладной. При приёмке нейросетевое название сравнивается со справочником нечётко (с учётом артикулов внутри названия) и бот предлагает 2–3 кандидата кнопками; выбор записывается. Что дало. Каждая строка накладной сама получает «что проверять», а начальник ОТК видит, по каким товарам требований нет, и закрывает их загрузкой таблицы, без программиста.

4. Заявки ОТК: кто свободен — тот и берёт, одна заявка — один контролёр

Как было. Начальник ОТК вручную раздаёт поставки контролёрам, двое могут взяться за одно, а часть поставок «висит», потому что у товаров ещё нет требований. Сделали. После приёмки бот сам создаёт заявку на входной контроль и считает, сколько позиций готовы к проверке и сколько ждут параметров. Свободные контролёры получают уведомление сразу, занятые — когда освободятся (отложенные уведомления). Взять заявку может только один: назначение сделано так, что второй нажавший получит отказ. Основную заявку можно начать, даже если часть позиций без параметров; по ним бот потом создаёт доп. заявку и выпускает её, только когда параметры загружены. Список заявок у контролёра отсортирован по цвету: в работе → готовы → частично → ждут параметров. Что дало. Поставки не теряются и не проверяются дважды; начальник ОТК не распределяет работу руками.

5. Пошаговая проверка параметров с автоматической оценкой допусков

Как было. Контролёр сам сравнивает замер с эталоном, пишет результат на бумаге, фото отклонений и комментарии собираются отдельно и не всегда. Сделали. Бот ведёт контролёра по каждому параметру каждой позиции. Эталон из справочника бот понимает сам: «да/нет» и «соответствует», диапазон «7–12», допуск «150 ± 2 мм» и «± 5 %», «не более / не менее», сравнения ≥ ≤, точное число, размеры «600×700×600 ± 5 мм» (с переводом мм/см/м), список вариантов, шаблон. Контролёр вводит замер — бот сам говорит, в допуске он или нет и на сколько отклонение; при отклонении спрашивает фото и комментарий (в эталоне можно сделать их обязательными), повторная запись того же параметра не даёт дублей. В конце позиции — решение: принять, принять с отклонением или отклонить, с комментарием. Начатую проверку можно продолжить позже. Что дало. Решение по товару опирается на замеры и фото, а не на память контролёра; одинаковые правила для всех проверяющих.

6. Срок проверки и PDF-протокол входного контроля

Как было. Протокол проверки пишут вручную в документе, сроки никто не считает, а при споре с поставщиком доказательства собирают по чатам. Сделали. Срок начала ВКК бот считает сам — 3 рабочих дня (пн–пт, число задаётся настройкой) от момента фото накладной — и помечает «в срок / просрочено» по времени фактического старта. По кнопке собирается PDF-протокол: данные приёмки, длительности приёмки и проверки (основной и доп. заявки), исполнитель, по каждой позиции — результаты параметров, крупное решение, комментарии и кликабельные ссылки на фото в приложениях А и Б; цветовая отметка срока. Бывает промежуточный и итоговый протокол. Начальник ОТК получает уведомления о позициях без параметров и о завершении проверки, ищет протоколы по поставщику. Что дало. Готовый документ для претензии поставщику и для внутреннего контроля — без ручного оформления; видно, кто, когда и как быстро проверил поставку.

7. Упаковочный лист Excel → накладная, коробки и партии за одну загрузку

Как было. Поставщик присылает Excel по коробкам (номер коробки, № заказа, маркировка, наименование, количество, цена, сумма, веса, габариты, объём). эти данные переносили в свою таблицу руками. Сделали. Excel перетаскивают на экран «Загрузка». Система сама находит строку заголовков, разбирает коробки и строки, проверяет пустые и повторные номера коробок, неверные количества и цены и показывает список ошибок со строками. Перед сохранением — предпросмотр: сколько коробок, позиций и артикулов, какие артикулы совпали с карточками товаров, а где цена или вес в файле отличаются от карточки — выбор «оставить карточку» или «обновить по файлу». После подтверждения создаются накладная с номером 001, 002…, входящие коробки IN-001-1…, партии (артикул + коробка + накладная) со снимком веса, размеров и цены на момент прихода и запись движения «приход». Каждую позицию кладовщик подтверждает кнопкой «Ок» — без неё товар нельзя собирать. Что дало. Приход десятков коробок заводится одной загрузкой файла поставщика; у каждой партии сохраняется, по какой цене и с какими характеристиками она пришла.

8. Сборка: перекладка товара в свои коробки без «минуса» на складе

Как было. Товар из коробок поставщика перекладывают в свои коробки под отправку, и при перекладке легко положить больше, чем есть, или потерять, что в какой коробке. Сделали. На вкладке «Сборка» создают исходящую коробку OUT-… (вес брутто обязателен, габариты по желанию, тег отгрузки), добавляют в неё позиции из этой же накладной — система показывает свободный остаток по каждой партии и не даёт положить больше остатка или непринятое. Можно сделать «Дубль входящей» — OUT-коробку один в один с IN-коробкой поставщика, скопировать готовую OUT-коробку, убрать позицию до сборки (остаток вернётся), удалить несобранную коробку. Кнопка «Собрано» замораживает состав. Вес нетто коробки система считает сама по весу единицы товара. Что дало. Остатки по партиям сходятся сами: каждая штука либо свободна, либо лежит в конкретной собранной коробке, либо отгружена.

9. Отгрузка расходными накладными и реестр движения каждой партии

Как было. Отгрузка — отдельный документ, в который входят коробки из разных приходов; нужно видеть историю товара и по партиям, и общим списком по артикулу. Сделали. На экране «Отгрузки» создают расходную накладную (номер RN-000001…), добавляют в неё собранные OUT-коробки из любых приходов и нажимают «Отгрузить» — система не даст отгрузить пустой документ или несобранную коробку, ставит дату отгрузки коробкам и позициям. Реестр показывает все движения (приход, сборка, отгрузка) с фильтрами по датам, коробке, документу и типу, а по артикулу — два вида: по партиям и общим списком, с остатком после каждой операции, суммарно свободным, зарезервированным и отгруженным. Карточка товара на артикул: название, описание, вес, размеры, цена по умолчанию, комментарий и фото. Интерфейс переключается RU / EN / 中文. Что дало. На вопрос «где товар и сколько его осталось» ответ находится за секунды, а отгрузка оформлена документом, а не перепиской.