ЛютикПодробная история кейса: с чего начинали, что сделали, что изменилось, сколько стоили бы коробки
Кратко. AI-студия Лютик сделала для ЯМЦК — аренда спецтехники и благоустройство в Ярославле — одну систему вместо трёх: учёт (ERP), заявки и клиентов (CRM) и управление сайтом. Все потоки информации идут через одно место, владелец видит бизнес целиком с телефона. Прозрачный учёт дал 150 000 ₽ в месяц; время сотрудников, прекратившиеся расхождения в расчётах и новые постоянные клиенты — сверху, их не считали.
Паспорт. Отрасль: аренда спецтехники, благоустройство и госконтракты. Масштаб: до 50 человек в системе — больше 15 активных сотрудников, девять рабочих мест в панели, водители работают через MAX; своя техника и техника партнёров по субаренде. Владелец — Николай. На странице три видео: ролик об утре владельца до и после системы, тур по экранам на минуту и полный обзор всех разделов на две минуты.
С чего начинали
Николай говорил, что не понимает, откуда берутся деньги и куда уходят: кто не заплатил, кто сколько недоплатил, сколько должны ему и сколько должен он, какая реклама приводит клиентов, сколько уходит на зарплаты по категориям и на подписки. Речь шла не про одну убыточную машину, а про порядок в бизнесе в широком смысле.
Что было
Владелец жил в «срочно и важно»: сверял кассу с тетрадью, пересчитывал зарплаты, искал, кто не заплатил, отвечал на «сколько стоит», вспоминал забытые заявки, набирал счета и УПД. До «важно, но не срочно» — рекламы, второго направления, решений по парку — руки не доходили.
Что сделали: 11 задач
1. Каждый рубль виден: откуда пришёл и куда ушёл
Как было. Деньги приходили на счёт, в кассу и наличными. Куда они уходили потом — комиссии партнёрам, зарплаты, топливо — собиралось вручную, если собиралось. Сделали. Финансы по аренде и благоустройству — отдельно и вместе. Себестоимость разложена по статьям, рентабельность считается сама. Что дало. Николай видит, на чём зарабатывает и что съедает прибыль, без бухгалтера и выгрузок. Прозрачный учёт — это и есть 150 000 ₽ в месяц.
2. Кто кому должен — видно до рубля и до дня
Как было. Долги заказчиков помнили по памяти, долги партнёрам по субаренде — в тетради. Напоминать было некому и не о чем. Сделали. Долги заказчиков с днями просрочки — на главном экране. Раздел субаренды: что взяли у партнёров, сколько им причитается, сколько должны мы. Счета сверяются с 1С. Что дало. Деньги не зависают у должников, партнёрам не переплачивают.
3. Спорное решает директор — кнопкой в телефоне
Как было. Решения держались в голове и в звонках. Закрытую смену задним числом мог поменять кто угодно, и это нигде не было видно. Сделали. Если у заказчика большой долг, новая заявка встаёт на паузу, а директору в MAX приходит сумма долга и кнопки «Подтвердить / Отклонить». Закрытую заявку можно поменять только с его разрешения. Дорогой ремонт тоже уходит ему на согласование. Каждое действие записано: кто, когда и что изменил. Что дало. Техника не уезжает к должнику молча, а цифры в закрытых сменах не меняются задним числом. Директор решает из телефона за секунду.
4. Зарплата считается сама — и честно
Как было. У водителей разные схемы: за час или процент от выручки, плюс ремонт и простой. Считали вручную, проверить расчёт было нельзя. Сделали. Каждому считается по его схеме — с премиями, штрафами, ремонтом и простоем. Офис отдельно, история расчётов сохраняется. Что дало. Расчёт — одна кнопка. Когда зарплата стала считаться автоматически, всплыли расхождения в расчётах одного сотрудника. Сотрудника заменили, расхождения прекратились.
5. Видно, какая реклама приводит клиентов, а какая ест бюджет
Как было. Откуда пришёл клиент, не записывалось. Вкладывать в рекламу приходилось наугад. Сделали. У каждой заявки есть источник. Воронка, конверсия и сумма заказов по каждому менеджеру. Что дало. После запуска сайта и Директа видно, какие заявки пришли оттуда. Многие из них стали постоянными клиентами.
6. Ни одна заявка не теряется между звонком и выездом
Как было. Заявки приходили по телефону, в мессенджеры и с сайта и жили в разных местах. Забытая заявка — потерянный клиент. Сделали. Одна воронка от «новой» до «выполнена». Видно, сколько часов заявка ждёт; «нет водителя» и «критичные» — на главном экране. Что дало. Заявки не забываются, диспетчер видит, что горит, раньше, чем позвонит клиент.
7. Водитель на связи без обзвона
Как было. Назначения, изменения и «где машина» выясняли звонками. Сделали. Водителю приходит заявка в MAX: техника, адрес, время, заметка менеджера. Он жмёт «Принял» → «На объекте» → «Завершить», офис видит каждый шаг. Бот не даст перескочить шаг или закрыть чужую заявку. После «Завершить» смена в журнале появляется сама. Что дало. Офис не обзванивает водителей: где машина и что с заявкой — видно в системе, смена записывается без менеджера.
8. Видно, какая машина зарабатывает, а какая ест деньги
Как было. Топливо, ремонты и страховки — в общем котле. Сколько приносит конкретная машина, не знал никто. Сделали. У каждой машины свои часы и выручка, заправки по топливным картам, ТО, ремонты, страховки и простой. Что дало. Решения по парку — продать, отремонтировать, докупить — принимаются по цифрам, а не по ощущению.
9. Счета, УПД и акты делаются сами
Как было. Каждый документ набирали вручную по данным из заявки и тетради. Оплаты приходили вразнобой, и под каждый платёж искали заявку руками. Сделали. Из заявки одной кнопкой собираются шесть документов: бланк заявки, счёт, акт, договор, УПД и путевой лист — с суммой прописью. Видно, как ушёл каждый документ: ЭДО, почта или мессенджер. Оплаты система сама берёт из 1С каждые пять минут, находит, к каким выездам они относятся, и ставит «оплачено» — бухгалтерия при этом остаётся в 1С. Что дало. Время сотрудников уходит на клиентов, а не на бумаги.
10. Два бизнеса — одна техника и ни одной двойной брони
Как было. Аренда и благоустройство делили одну технику. Одну машину могли пообещать двум объектам на один день. Сделали. Отдельное рабочее место для благоустройства и госконтрактов: сроки, оплаты, дефектовка, материалы, склад. Техника и водители общие, пересечения брони проверяются сами. Что дало. Второе направление растёт, не ломая первое.
11. Сайт продаёт сам, а цены на нём всегда правильные
Как было. Сайт жил отдельно от учёта. Поменять цену или машину в каталоге — задача для программиста. Сделали. Каталог, тарифы и пять калькуляторов — аренда, сваи, освещение, смета электрики, нерудные материалы — правятся в той же панели, без программиста. Страницы благоустройства и нерудных теперь правятся прямо на самой странице: тексты, фото, цены — и кнопка «Опубликовать». Заявки с сайта сразу попадают в воронку. Что дало. Заказчик считает цену сам, без звонка. Сайт не расходится с учётом.
Что изменилось
Прозрачный учёт — 150 000 ₽ в месяц. Не пришлось покупать коробочные системы — около 38 000 ₽ в месяц, не считая доработок. Когда зарплата стала считаться автоматически, всплыли расхождения в расчётах одного сотрудника; сотрудника заменили, расхождения прекратились — в деньгах не считали. Документы, счета, зарплата и статистика формируются сами — время сотрудников не считали. После запуска сайта и Директа заявки с сайта стали приходить регулярно, многие стали постоянными клиентами — не считали. Главное: у владельца появилось время на важное, но не срочное.
Сколько стоило бы собрать то же из коробок
По прайсам на октябрь 2026 года: Битрикс24 «Профессиональный» — заявки, сделки, склад, до 100 человек; 1С:УНФ ПРОФ на 5 мест — управленческий учёт; 1С:ИТС ПРОФ — обязательное сопровождение 1С; 1С-Битрикс: Управление сайтом «Бизнес» — сайт с каталогом; Внедрение и доработки под аренду техники — наша оценка; Поддержка интегратора — наша оценка. Итого около 1 095 000 ₽ в первый год и около 38 000 ₽ в месяц дальше. Бухгалтерия в 1С у клиента осталась, система с ней связана. И всё равно в коробках нет специфики аренды: субаренды с комиссиями партнёрам, зарплаты по часам и процентам, двух направлений с общей техникой, калькуляторов свай и освещения — это отдельные доработки.
Где проходит наша граница
Мы отвечаем за то, что система считает правильно, документы формируются, а картина собирается сама. Решения — какую рекламу усилить, что делать с техникой, как развивать направления — принимает Николай. Выручку мы не обещали и не растили.
Что можно сделать самим, до любого подрядчика
Соберите руками за один прошлый месяц по каждому объекту: сколько начислено и сколько реально пришло. Если всё сошлось — автоматизация не нужна, никому не платите. Если не сошлось — вы нашли, с чего начинать. Посчитайте здесь:
| Объект | Начислено, ₽ | Получено, ₽ | Разница |
|---|
Частые вопросы
Что даёт ERP-система компании по аренде спецтехники?
Все потоки — заявки, работы, документы, зарплаты, долги, расходы на технику и сайт — проходят через одну систему. Владелец видит общую картину с телефона, рутина уходит в автоматику, и появляется время на развитие. В ЯМЦК только прозрачный учёт дал 150 000 ₽ в месяц.
Сколько стоит собрать то же самое из Битрикс24, 1С и конструктора сайтов?
По прайсам на октябрь 2026 года — около 1 095 000 ₽ в первый год и около 38 000 ₽ в месяц дальше. И всё равно без специфики аренды техники: субаренды, зарплаты по часам и процентам, двух направлений с общей техникой.
Поможет ли CRM навести порядок в деньгах?
CRM показывает заявки и сделки. Вопросы «кто кому должен», «куда уходят деньги», «сколько получает каждый и за что» решает учётная система (ERP). В ЯМЦК это одна система: и заявки, и учёт, и сайт.