Договоры больше не копятся комнатамиДоговор на планшете, подпись пальцем, а каждый визит мастер ведёт в карточке

1. Договор и согласия подписываются на планшете, бумаги больше не нужны

Как было. С каждым клиентом подписывали пачку бумаг: договор, несколько согласий, анкету. Подписанные экземпляры копились — под них держали целые комнаты. Сделали. Клиент заполняет и подписывает договор прямо на планшете салона. Готовый пакет собирается в PDF и уходит ему на почту и в салон. Бумажный архив не нужен — документы хранятся на сервере и в почте. Что дало. Комнаты с договорами больше не нужны. Клиент уходит с документами на почте в день визита.

2. Состав пакета собирают галочки и выбранные услуги

Как было. Для разных процедур нужны разные согласия: на старый татуаж, на грудное вскармливание, на удаление, на фотосъёмку. Бланки подбирали вручную и легко было забыть нужный. Сделали. Данные клиента вводятся один раз и встают во все документы. Всегда в пакете: договор, информированное согласие, анкета здоровья, согласие на обработку персональных данных. По галочкам и выбранным услугам добавляются согласие на фото, согласие при старом татуаже, при грудном вскармливании и согласие на удаление составом Revivink. Что дало. Состав пакета решают отметки на экране, а не память администратора. Ни один бланк не нужно заполнять от руки.

3. Мастер ведёт каждый визит клиента в карточке

Как было. Чем работали, какой пигмент и оттенок, как он прижился — держали в голове или на бумажках. К повторному визиту это терялось. Сделали. Мастер открывает карточку клиента и по каждому посещению записывает бренд и оттенок пигмента и оценку, как лёг пигмент. Визиты нумеруются (первичный и дополнительные) и хранятся с датами. Что дало. К любому следующему визиту видно, чем и как работали раньше. История процедур живёт в карточке, а не в заметках мастера.

4. Эскиз процедуры прикладывается к визиту и подтверждается подписью

Как было. Согласованный эскиз оставался на бумаге или в телефоне мастера. Доказать, что работали по нему, было нечем. Сделали. Мастер загружает фото эскиза в карточку, клиент тут же подтверждает его подписью. Система собирает отдельный документ с эскизом и подписью и кладёт его в карточку с датой. Что дало. К каждой процедуре привязан эскиз, под которым стоит подпись клиента. К карточке можно добавить несколько эскизов — по визитам.

5. Напоминание об уходе и купон на повторную процедуру уходят в WhatsApp

Как было. Памятку по уходу и предложение прийти на коррекцию давали на словах. Клиент забывал — результат страдал, повторный визит откладывался. Сделали. Из карточки администратор выбирает зону, дату следующего визита и цену — система берёт готовую памятку, впечатывает в неё срок купона, дату и стоимость и отправляет клиенту в WhatsApp. Памятка привязана к филиалу, откуда уходит сообщение. Что дало. Клиент получает уход и купон на коррекцию в мессенджер сразу после процедуры. Повторные визиты не теряются.

6. Любой договор находится по фамилии со всей историей визитов

Как было. Нужный договор искали в пачках бумаг и теряли. К повторному визиту поднять историю клиента было долго. Сделали. В админке по фамилии открывается карточка клиента: данные, противопоказания, все эскизы, записи мастера по визитам и дата подписания договора. Оттуда же можно дозаполнить новый договор — данные подставятся из прошлого. Что дало. Карточка клиента открывается по фамилии за секунды. Повторный визит — без повторного ввода паспорта и адреса.

7. Договор оформляется от разных юрлиц и под иностранного клиента

Как было. Салон работает от нескольких юридических лиц, у каждого свои реквизиты, подпись и печать. Это легко перепутать при ручном заполнении. Сделали. В начале выбирается, от кого договор, — реквизиты, подпись и печать нужного юрлица встают в договор и во все приложения. Поддерживается иностранный паспорт: тип документа и формат проверяются отдельно. Что дало. Один салон оформляет договоры от разных юрлиц без путаницы в реквизитах. Клиент-иностранец оформляется наравне с остальными.