ЛютикПодробная история кейса: с чего начинали, что сделали, что экономится
Кратко. AI-студия Лютик сделала для сети косметологических клиник электронные договоры и согласия на планшете: ресепшн, врачи и клиент проходят посещение по этапам, пакет документов собирается под клиента и услуги, клиент подписывает пальцем, а готовые PDF уходят клиенту и в клинику и находятся поиском.
Паспорт. Отрасль: косметология, сеть клиник. Веб-приложение для планшета, конструктор согласий, электронный архив по клиентам, связка с системой записи.
С чего начинали
Это наш второй такой проект: первым была студия перманентного макияжа. Сеть косметологических клиник пришла за тем же — убрать бумагу из каждого визита.
Что было
С каждым клиентом подписывали пачку бумаг: договор, анкету, согласия, акт. Бумаги копились на складах, нужный лист искали по пачкам и теряли.
Что сделали: 7 задач
1. Пакет документов собирается сам под клиента и услуги
Как было. С каждым клиентом подписывали пачку бумаг, и её состав зависел от ситуации: на одни процедуры нужны свои согласия, на съёмку — своё, за несовершеннолетнего подписывает родитель. Бланки подбирали и заполняли вручную. Сделали. Данные клиента вводятся один раз — система сама заполняет ими все документы. Всегда в пакете: договор на платные медуслуги, анкета здоровья, приложение с услугами, акт. По ситуации добавляются: согласие на фото- и видеосъёмку и согласие на SMS (по галочкам), ИДС — по одному на каждую выбранную процедуру. Если подписывает законный представитель, тексты меняются: в них появляются данные подопечного. Можно указать, кому разрешено сообщать о здоровье клиента. Перед подписью каждый документ открывается на планшете целиком. Что дало. Состав пакета решают галочки и выбранные услуги, а не память сотрудника. Ни один документ не нужно заполнять от руки.
2. ИДС на каждую процедуру — проверка до подписи
Как было. Информированное добровольное согласие (ИДС) нужно на каждое медицинское вмешательство. На бумаге легко забыть бланк на вторую процедуру или подписать не тот. Сделали. Врач выбирает услуги и шаблоны ИДС. Система считает, сколько выбранных услуг относятся к разделам, где согласие обязательно (инъекции, аппаратная косметология лица и тела, чистка лица — 5 разделов). Пока согласий меньше, врач не перейдёт к подписи — проверка стоит и в окне, и на сервере. В каждое ИДС врач вписывает рекомендуемый курс и ранее проведённые процедуры. Текст шаблона копируется в договор в момент выбора: если шаблон потом поправят, подписанное ИДС не изменится. Что дало. Процедура из «обязательного» раздела не уходит в работу без своего согласия. Оговорка: какой шаблон к какой услуге — решает врач; система проверяет только количество.
3. Три этапа подписания: ресепшн → врачи → акт
Как было. Клиент подписывает бумаги в разное время: договор и анкету — на входе, согласия — у врача, акт — после процедуры. Бумаги носили из кабинета в кабинет. Сделали. Посещение проходит три этапа на одном планшете. Ресепшн: данные клиента, анкета, договор, согласия — клиент подписывает пальцем или стилусом. Врач: видит анкету, назначает услуги и ИДС; клиент и врач ставят две подписи. Если в одном посещении работают несколько врачей (до 10), у каждого свой приём со своими услугами и ИДС, а услуги сводятся в одно приложение и один акт. Ресепшн: выставляет скидки, клиент подписывает акт, пакет отправляется. Врач может вернуться к своему приёму и дописать услугу — клиент тогда подписывает обновлённый комплект заново. Что дало. Документы одного посещения не теряются между кабинетами: в списке видно, кто на каком этапе. Отменили визит у врача — клиенту автоматически уходят уже подписанные документы первого этапа.
4. Подпись подтверждается кодом из письма
Как было. Рисунок подписи на экране сам по себе не доказывает, кто расписался. Сделали. После подписи на первом этапе на почту клиента уходит 6-значный код: живёт 15 минут, на ввод 5 попыток, повторная отправка — через минуту. Без верного кода договор не уходит дальше. В базе остаются время подтверждения и адрес, на который пришёл код, а также время каждого этапа и журнал событий. Готовый пакет уходит письмом клиенту с копией на почту клиники. Что дало. Электронная подпись клиента привязана к его почте и времени. Оговорка: код запрашивается только на первом этапе, и отметки о нём нет в самих PDF.
5. Электронный архив: поиск по фамилии и история визитов
Как было. Пришёл клиент — перебирали пачки бумаг, листы выпадали и терялись. Сделали. Общий список договоров: поиск по ФИО, номеру договора или сотруднику, фильтры по этапу и дате. Режим «По людям» собирает визиты под одним клиентом, у повторного визита — отметка «повторный · 2-й». Карточка посещения: данные, врачи, даты, все PDF для скачивания, фото до и после, параметры процедуры, прикреплённые сканы (PDF или JPEG). Кнопка «Повторное посещение» подставляет данные клиента из прошлого визита. На сервере PDF лежат в папке клиента «ФИО (дата рождения)». Что дало. Любой договор находится за пару нажатий вместе со всей историей клиента — ничего не нужно искать на складе.
6. Конструктор ИДС и справочник услуг без программиста
Как было. Тексты согласий и прайс меняются; если они зашиты в программу, каждую правку делает разработчик. Сделали. Администратор сам добавляет и правит шаблоны ИДС: обычный текст, абзацы через пустую строку. Один шаблон помечается «по умолчанию». Услуги с разделами и ценами ведутся в админке или подтягиваются из YClients. В стартовом наборе — 26 шаблонов ИДС и 174 услуги в 12 разделах. Текст шаблона перед вставкой в PDF очищается от разметки, чтобы через него нельзя было что-то встроить в документ. Что дало. Новая процедура или новое согласие появляются в системе в тот же день, без доработки кода.
7. Связка с YClients
Как было. Клиенты и записи живут в YClients; переносить данные в договор вручную — двойная работа и опечатки. Сделали. Если подключено: ресепшн создаёт договор прямо из записи на сегодня — ФИО, телефон и почта подставляются; изменённые контакты можно записать обратно в YClients. Каталог услуг и цены синхронизируются каждую ночь в 04:00, журнал синхронизаций — в админке. После подписания в запись YClients ставится отметка и защищённая ссылка на пакет документов. Что дало. Данные клиента не перепечатываются, прайс совпадает с YClients. Работу с живым YClients не проверяли.
Что экономит и приносит деньги
- Меньше бумаги и печати. Договор, анкета, согласия и акт не печатаются: пакет уходит клиенту и в клинику PDF-файлами. Оценка: около 18 страниц на посещение (один договор — 9 страниц) уходят из печати; бумажным остаётся согласие на персональные данные.
- Не нужен бумажный архив. Документы хранятся на сервере в папках клиентов и в почте клиники. Оценка: место под коробки и время на архив — ноль; остаётся сервер и его резервные копии.
- Меньше переделок из-за ошибок. Паспортные данные вводятся один раз и подставляются везде; сумма и сумма прописью считаются программой. Оценка: переписанные из-за опечатки бланки — ноль; частоту таких ошибок не измеряли.
- Новые процедуры без доработки. Шаблон ИДС и услугу администратор добавляет сам. Оценка: правка согласия — минуты администратора вместо задачи разработчику.
Что экономит время
- Оформить пакет документов. Данные вводятся один раз, документы собираются и заполняются сами. Оценка: заполнение 6–9 документов от руки → один ввод данных и подписи на планшете.
- Найти документы клиента. Поиск по фамилии или номеру договора, вся история визитов в одном месте. Оценка: минуты на поиск в пачках → несколько секунд.
- Повторный визит. «Повторное посещение» подставляет данные из прошлого договора. Оценка: повторный ввод паспорта и адреса → только проверка.
- Посчитать акт. Скидки по услуге или на всё сразу пересчитываются и попадают в акт. Оценка: ручной пересчёт → ноль.
- Передать документы клиенту. Пакет уходит на почту сразу после подписи акта. Оценка: копирование и выдача на руки → ноль.
Где проходит наша граница
Мы отвечаем за то, что пакет документов собирается правильно, подписи сохраняются, а PDF находятся поиском. Тексты договоров и согласий утверждает клиника. На кадрах — вымышленная клиника, сотрудники и клиенты.
Частые вопросы
Какие документы подписываются на планшете?
Договор, анкета здоровья, приложение с услугами, информированные согласия на процедуры, согласия на съёмку и рассылку и акт.
Что если услуге нужно отдельное согласие?
Врач добавляет согласие на процедуру, и система не пустит дальше, пока согласий меньше, чем процедур, которым они нужны.
Подойдёт ли это сети стоматологий?
Основа готова: этапы, роли, конструктор согласий и архив. Для сети добавляются филиалы и юрлица, права по филиалам, согласия, привязанные к услугам, и подпись через Госуслуги или квалифицированную подпись врача, как требует закон для медицинских согласий.