ЛютикПодробная история кейса: с чего начинали, что сделали, что экономится
Кратко. AI-студия Лютик сделала для руководителя базы отдыха и детского лагеря «Нептун» четыре пространства в Perplexity — по ИИ-ассистенту на направление. Общий журнал решений помнит договорённости и предупреждает о расхождениях, ассистенты выделяют главные задачи, риски и сроки, раскладывают свободные часы на план, отвечают на юридические вопросы с разметкой «точно / общая практика / к юристу» и готовят черновики документов. По оценке команды — около 20 часов в неделю.
Паспорт. Отрасль: база отдыха и детский лагерь, стройка новых объектов. Инструмент — пространства Perplexity с инструкциями и материалами, ввод текстом и голосом.
С чего начинали
Роман Михайлович управляет базой отдыха «Нептун» и тянул на себе работу человек трёх: стройку базы «Нептун 60» и лагеря, поиск персонала, закупки, безопасность на пляже и по территории, всю операционку лагеря. Управляющего так и не нашёл. Планы — в таблицах, PDF и на бумажках, договорённости — в переписках, сроки по СЭС и регистрации лагеря держал в голове только он. Один раз чуть не пропустили подачу документов.
Что было
Планы — в таблицах, PDF, Excel и на бумажках, договорённости — в переписках. Чтобы вспомнить прошлое решение, уходило около 40 минут в день — со слов Романа. Приоритеты ставились по принципу «что сильнее горит», сроки по СЭС, лицензиям и регистрации лагеря отслеживал только он.
Что сделали: 6 задач
1. Журнал решений, общий для всех четырёх пространств
Как было. Договорённости со строителями и поставщиками жили в переписках. Чтобы вспомнить, что решили по забору или бане месяц назад, надо было сначала вспомнить, что вообще решали, а потом полчаса листать чаты. Со слов Романа, на такие поиски уходило около 40 минут в день. Сделали. Всё, что договорили с подрядчиками или решил сам Роман, фиксируется в журнале, и ассистент это помнит. Журнал главный для всех четырёх пространств. Если ассистент предлагает что-то, что расходится с уже принятым решением, он прямо предупреждает (по рассказу). Что дало. Старое решение находится сразу, а не через полчаса поисков. Роман принимает решения, а не вспоминает, что и когда решили. Новое предложение не перечёркивает старую договорённость молча.
2. Сроки, риски и вопросы, которые ждут Романа
Как было. Приоритеты расставлялись по принципу «что сильнее горит». Сроки по СЭС, лицензиям и регистрации лагеря никто, кроме Романа, не отслеживал. Один раз чуть не пропустили подачу документов — вспомнили за пару дней. Цена ошибки — штрафы за нарушения в детском лагере и риск сорвать сезон. Сделали. Пространства сами выделяют 3–7 главных задач, риски и вопросы, которые ждут именно решения Романа (по рассказу). Что дало. Ушло фоновое «а не забыл ли я что-то». Сроки видны заранее, а не за пару дней. Уехать на пару дней не страшно.
3. План на время, которое есть: «в субботу у меня 4 часа»
Как было. Планы были раскиданы по таблицам, PDF, Excel, что-то на бумажках, что-то только в голове. Каждое утро уходило около получаса на «так, с чего начать». Сделали. Роман пишет или наговаривает задачу, как сказал бы заместителю. Ассистент раскладывает её на конкретный план с учётом всего, что уже внесено: материалы по объекту, нормы безопасности для лагерей, сезонность, маркетинг, прошлые решения. Что дало. Утреннее «с чего начать» — около 5 минут вместо получаса (по оценке команды).
4. Черновики документов: вакансии, ТЗ, закупки, чек-листы
Как было. Черновики вакансий, ТЗ подрядчикам, списки закупок, чек-листы по СЭС и пляжу Роман писал сам. На один документ уходил примерно час, в сезон таких набиралось 15–20 в неделю (по оценке команды). Сделали. Рутину почти целиком забрало пространство: ассистент готовит черновик, Роман проверяет и доводит. Что дало. Около 10 минут на документ вместо часа (по оценке команды). В сезон это самая большая часть сэкономленного времени.
5. Юридические вопросы, санитарные правила и техника безопасности — с разметкой «точно / обычно / к юристу»
Как было. Детский лагерь — это СЭС, лицензии, регистрация, безопасность на пляже и территории. С каждым вопросом — к юристу; консультация занимала около двух часов (по оценке команды). Сделали. По юридическим вопросам, санитарным правилам и технике безопасности ассистент всегда разделяет: что известно точно, что является общей практикой и что нужно уточнить у юриста. Что дало. Юриста не заменили, но Роман приходит к нему с готовыми конкретными вопросами, и консультация занимает около получаса вместо двух часов (по оценке команды).
6. Четыре пространства под направления — одно окно, можно голосом
Как было. Один человек тянул пять направлений: стройку базы «Нептун 60» и лагеря, поиск персонала, закупки на кухню и для всей базы, безопасность на пляже и по территории, операционку лагеря (регистрация, вожатые, программа, маркетинг). Сделали. Четыре пространства в Perplexity, в каждом свой ИИ-ассистент под отдельное направление. Устроены одинаково. Задачу можно надиктовать голосом прямо на стройке. Что дало. Разобраться хватило одного вечера. Всё в одном окне; не нужно сидеть за компьютером, чтобы поставить задачу.
Что экономит и приносит деньги
- Половина ставки управляющего, которого так и не нашли. Функцию помощника руководителя — помнить договорённости, напоминать о сроках, вести задачи, готовить черновики — закрыли пространства. Это около 80 часов в месяц. По оценке команды: 40–50 тыс. ₽ в месяц, если считать по зарплате заместителя в регионе. Какую зарплату брали за основу — уточнить.
- Меньше риск штрафов и сорванного сезона. Сроки по СЭС, лицензиям и регистрации лагеря попадают в риски и главные задачи, а не держатся в одной голове. По рассказу: до этого один раз чуть не пропустили подачу документов, вспомнили за пару дней. Размер возможных штрафов не считали.
- Короче консультации с юристом. Роман приходит с готовыми конкретными вопросами, ассистент заранее отделяет известное от того, что надо уточнять. По оценке команды: около получаса вместо двух часов. Сколько это в деньгах, зависит от ставки юриста — не считали.
- Решение дешевле человека. Нет своей программы, серверов и разработки: четыре пространства внутри Perplexity, их инструкции и материалы. По оценке команды: «в разы дешевле» заместителя. Цену работы студии и подписки не называли — не считали.
Что экономит время
- Черновики документов. Вакансии, ТЗ подрядчикам, списки закупок, чек-листы по СЭС и пляжу готовит ассистент. По оценке команды: около часа → около 10 минут на документ; в сезон 15–20 документов в неделю, то есть примерно 12–17 часов в неделю (наш пересчёт).
- Поиск старых решений. Договорённости — в журнале решений, ассистент находит их сам. Со слов Романа: около 40 минут в день уходило на поиски. Сколько уходит теперь, не замеряли — по оценке команды, почти нисколько.
- Утреннее «с чего начать». Задачу наговаривают, ассистент раскладывает её на план. По оценке команды: около получаса → около 5 минут.
- Подготовка к юристу. Готовый список вопросов и разметка «точно / общая практика / уточнить». По оценке команды: консультация около получаса вместо двух часов.
- Освоение. Все четыре пространства устроены одинаково. По рассказу: разобраться хватило одного вечера.
- Итого. Документы, поиск старых решений, планирование, подготовка к юристу. По оценке команды: около 20 часов в неделю, примерно 80 часов в месяц. Наш пересчёт по цифрам рассказа даёт 19–24 часа в неделю в сезон — сходится.
Где проходит наша граница
Мы отвечаем за то, как устроены пространства: инструкции, материалы и журнал решений. Решения принимает Роман. Юриста ассистент не заменяет — он помогает прийти к юристу с готовыми вопросами. Ролик на странице нарисован по рассказу команды: подробности в кадрах — для примера.
Частые вопросы
Что такое пространство в Perplexity?
Отдельное рабочее место с ИИ-ассистентом: у него свои инструкции и материалы, и он отвечает с учётом всего, что туда внесено.
Зачем журнал решений?
Чтобы ассистент помнил договорённости со строителями и решения руководителя и предупреждал, если новое предложение с ними расходится.
Заменяет ли ассистент юриста?
Нет. Он разделяет, что известно точно, что общая практика и что нужно уточнить у юриста, — и консультация становится короче.
Сколько времени экономит?
По оценке команды — около 20 часов в неделю, это половина ставки управляющего.